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Il y a une semaine, le mardi 15 avril à  19 h 10, j'ai passé par la salle St-Charles au Centre communautaire de St-Lazare pour voir ce qui se passait à  l'assemblée générale annuelle de l'Association St-Lazare Football.

Ce que j'ai y constaté était très décevant, car encore moins de gens que l'année dernière ont assisté à  la réunion. L'année précédente six administrateurs ont été présents, mais cette fois il n'y avait que quatre : Anson Williams, Kim Jong, John Spracklin et Cliff Wilson. Devant à  eux, il n'y avait que six personnes représentant le reste des membres de l'association. Une fois de plus, la présence à  l'assemblée générale n'était pas suffisante pour avoir un quorum. La question la plus importante est comment les directeurs de l'association vont réagir cette année face à  cette situation parce que l'année dernière, ils l'ont simplement laissé tomber et ils ont continué comme si une AGA valide avait pris place.  

Je soupçonne fortement que le caractère agressif de l'annonce de l'AGA que l'association utilise depuis les trois dernières années, à  l'aide de grandes lettres en gras qui déclarent que les « Membres seulement Â» sont les bienvenus, se retourne contre lui et qu'il décourage les gens qui voudraient participer d'y assister. Cette approche est en grand contraste par rapport à  d'autres associations, comme les Spartans de St-Laurent, par exemple, qui ont indiqué dans leur propre annonce AGA que « Les membres de la communauté des Spartans sont tous invités ( Bénévoles / Parents / Anciens / Supporters... ) Â».
A week ago, on Tuesday, April 15 at 7:10 pm I went to the St-Charles room at the St-Lazare Community Center to see what was happening at the Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association.

What I saw was very disappointing because even fewer people than last year were participating in the meeting. Unlike a year ago, when there were at least six directors present, this time there were only four: Anson Williams, Kim Jong, John Spracklin and Cliff Wilson. Facing them, there were only six persons representing the rest of the membership. Once again, the AGM did not have a quorum. It will be very important to see how the association will deal with this situation this year because last year they simply ignored it and carried on as if they had a valid AGM.

I strongly suspect that the aggressive wording that the association has been using for the past three years in the AGM announcement, using big, bold letters to declare that "Members only" are welcome, is backfiring against it and that it's discouraging people who would like to participate from attending. This is in stark contrast to other associations, such as the St-Laurent Spartans, for example, who indicated in their own AGM announcement that "All in the Spartans community are welcome (Volunteers/Parents/Alumni/Supporters...)".

Rappel : la prochaine Assemblée Générale Annuelle de l'Association de Football de St-Lazare aura lieu le mardi, 19 février au Centre Communcautaire de St-Lazare à  19 heures.

Un avis de convocation de l'AGA a été publié dans l'edition de 6 février, 2013 du journal Hudson/St-Lazare Gazette, maintenant connu sous le nom de Gazette Vaudreuil-Soulanges, mais, malheuresement, jusqu'au 18 février rien n'a été affiché sur le site web de l'association ni sur sa page Facebook.

2013-02-21 mis-à -jour :
Tout comme l'année dernière, j'ai tenté d'assister à  l'AGA et tout comme l'année dernière les administrateurs de l'association m'avaient demandé de quitter le lieu. Cependant, je ne m'attendais à  rien de moins et je me suis préparé avec une copie imprimée des règlements de l'association que je connais très bien parce que je faisais partie du groupe de personnes qui les ont rédigés. Je n'étais pas là  pour créer une confrontation, mais de faire le point que l'association, comme toute autre entité légale, doit agir conformément à  toutes les lois et les règlements applicables, en particulier ses propres règlements.

Les administrateurs m'avaient déjà  fait comprendre qu'ils s'opposent à  mon implication dans l'association à  cause de mes demandes en matière de transparence, de responsabilité et d'une organisation ouverte ne sont pas les bienvenues. Mais, je l'ai tiré l'attention à  l'article 6 des règlements qui définit clairement la procédure de révocation de l'appartenance d'une personne. On ne m'avait jamais donné de l'évidence qu'une telle procédure a été prise contre moi, même si l'on prend en considération la lettre de l'avocat que l'on m'avait envoyée en 2011. Si jamais une telle procédure est effectuée, je vais bien sûr profiter du recours auquel les membres ont le droit et je vais faire l'appel à  l'assemblée générale.

À même temps, j'ai mentionné en des termes très clairs, en faisant référence à  l'article 9 des règlements de l'association, que la réunion n'a pas du quorum et donc qu'elle n'était pas qualifié à  entreprendre des activités officielles telles que l'adoption du procès-verbal de l'AGA de l'année dernière, du bilan financier, ni de l'élection des administrateurs. L'article 9 définit clairement que pour qu'une assemblée générale ait un quorum, au moins 2/3 des administrateurs et au moins 10 membres votants doivent être présents. Malheureusement, alors qu'il y avait suffisamment d'administration (six d'entre eux étaient présents) il n'y avait que 5 personnes autres que les administrateurs. Cela signifie que les membres doivent bientôt s'attendre à  la publication d'un nouvel avis public pour la tenue d'une autre AGA, car la date limite est la fin du mois de mars.

Ces événements, ainsi que les événements et les expériences des deux dernières années, m'avaient clairement démontré que je dois être plus visible et plus actif. Je dois convaincre les autres membres qu'eux-mêmes doivent être impliqués davantage dans le fonctionnement de l'association et qu'ils ont le pouvoir d'effectuer des changements positifs. La prochaine AGA sera un bon départ.
Reminder: the next Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association will take place on Tuesday, February 19 at the St-Lazare Community Center starting at 7 pm.

There was an announcement about the AGM in the February 6, 2013 edition of the Hudson/St-Lazare Gazette, now known as the Gazette Vaudreuil-Soulanges, but unfortunately, as of February 18, nothing was posted on the association's web site nor their Facebook page.

2013-02-21 update: Just like last year I attempted to attend the AGM and just like last year the association's directors demanded that I leave. However, I fully expected nothing less and I came prepared with a copy of the association's own by-laws that I know very well because I was part of the group of people who drafted them. I was not there to create a confrontation but to make the point that the association, like any other legal entity, must act according to all applicable laws and regulations, especially its own by-laws.

It has been made very clear to me that the directors oppose my involvement in the association because my demands for transparency, openness and accountability are not welcome. But, I pointed to article 6 of the bylaws which clearly define the procedure for revoking a person's membership. No evidence of any such proceedings has ever been presented to me, even if one takes into consideration the lawyer's letter with which I was served in 2011. If any such proceeding are ever undertaken I will of course take advantage of the recourse to which members are entitled and appeal any actions to the general assembly.

At the same time I pointed out in very clear terms, making reference to article 9 of the association's by-laws, that the meeting did not have a quorum and therefore was not qualified to conduct any official business such as adoption of the minutes of last year's AGM or any financial statements nor any election of directors. Article 9 clearly defines that in order for the AGM to have a quorum there must be present at least 2/3 of the directors AND at least 10 voting members. Unfortunately, while there were enough directors (six were present) there were only 5 persons other than the directors who were in attendance. This means that members should expect a public notice for another AGM to be posted shortly because the deadline is the end of the month of March.

These events, as well as the events and experiences of the past two years, have made it clear to me that I need to be more vocal and more active. I need to convince other members that they must be more involved in the running of the association and that they have the power to bring about positive changes. The upcoming AGM will be a good start.

Quand je suis arrivé chez moi aujourd'hui j'ai trouvé une lettre des avoacats qui representent l'Association de Football de St-Lazare dans laquelle on me demande d'arrêter d'ecrire de reportages sur ses activitées de même que celles de ses équipes et, en plus, ils me demandent d'enlever ce site web.

Bien sur, je devrai répondre d'une manière appropriée et je devrai consulter un avocat pour s'assurer de prendre des actions les plus prudentes mais j'ai aucune intention d'arrêter d'ecrire sur tout ce qui se passe à  propos de football dans la région de St-Lazare.

Cependant, une action définitive que j'ai dejà  pris c'était d'ajouter de clarifications additionnelles dans les messages d'acceuil pour ne laisser aucune doute que les sites web que je maintiens ne sont pas liés à  n'importe quelle équipe ou organisation que ce soit. J'avait dejà  fait des démarches dans ce sens quand j'avais démmissionné il y a deux ans. Dans le but de rappeler aux directeurs de l'association quelques faits, j'ai affiché certaines parties importantes de mon courriel dans lequel j'avais annoncé ma demmission.

2011-05-31 mis-à -jour: pour eviter toute possibilité de confusion ainsi que pour démontrer ma bonne foie j'ai promis à  l'Association de Football de St-Lazare que je changerai le nom du site web Twitter et du site mobile Tagtag que je utilise conjointement avec ce site ici.

Alors, dés le 1 juin, le site Twitter que je vais utiliser pour envoyer des nouvelles immédiates portera le nom www.twitter.com/SLFNupdates lorsque le nom du site mobile sera changé à  www.tagtag.com/SLFNmobile.

 

When I arrived home today I found a letter from lawyers representing the St-Lazare Football Association demanding that I cease reporting about its activities or those of its football teams, among many other demands including that I take down this web site.

Of course, I will need to reply so I will have to consult with a lawyer and see what is the best course of action but I have no intention to stop writing about football in the St-Lazare area.

One action that I have taken already, however, is to add some additional wording to the the banner messages to make sure that there is no doubt that none of the web sites that I maintain are in any way associated with any specific team or organization. I made sure of that more than two years ago when I had sent in my resignation letter. As a reminder to the association executives, I have posted some of the most important parts of it below.

2011-05-31 update: in order to avoid any possibility of confusion and to show my good faith I have promised to the St-Lazare Football Association that I would change the names of the Twitter and Tagtag mobile web sites that I use in conjunction with this one.

As of June 1, the Twitter account that I will use for live updates will be www.twitter.com/SLFNupdates while the mobile web site's name will be changed to www.tagtag.com/SLFNmobile.



From:

Zbig Jasiukajc (*@*)

Sent:

March 13, 2009 9:01:26 AM

To:

John Spracklin (*@*); Pat Grogan (*@*); Gisèle Lalonde (*@*); Kim Jong (*@*); Anson Williams (*@*)

Cc:

Cliff Wilson (*@*); Allan Williams (*@*); Chris Romer (*@*)

Hello everyone,
 
It is never a good time for this sort of things but right now may be the least bad so here it is.

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This means that I will no longer be the news editor for The Stable (or whatever becomes its successor) nor will I be able to continue as the statistician nor the 'water manager' for the junior team.

...and I will continue to participate in the work of the governance committee. If there is just one legacy that I would like to leave behind it is that I was part of the group that brought accountability to the association.

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PS. Please let me know how you want to handle some specific resources that I had initiated and which I continued to maintain. Specifically, I would like to ask you whether you wish to continue to use the Twitter account and the tagtag.com/stallions-e (as well as tagtag.com/stallions-f and tagtag.com/stallions-test) mobile websites.
If you do then please let me know who will take over the maintenance and I will reconfigure the account accordingly. If not, then I will keep them for personal use although I will make some changes to ensure that people are aware that they are not associated with the Stallions.

 


Photo taken during the AGM
Photo taken during the AGM
Photo taken during the AGM

Le mardi, 8 mars 2011, au Centre Communautaire de St-Lazare, l'Association de Football de St-Lazare a tenu son assemblée générale annuelle pour la saison 2010.
Huit de ses neuf administrateurs ont assisté à  la réunion (Gisèle Lalonde avait démissionné en décembre 2010) ainsi que 20 personnes qui représentaient pour la plupart les entraîneurs des équipes et les gérants.

Paul Carzoli a été choisi par les administrateurs pour présider la réunion et il avait fait savoir à  tous qu'il n'était pas payé pour ce service. Après avoir accepté des modifications à  l'ordre du jour proposé, l'assemblée a ensuite adopté le procès-verbal de l'AGA de la saison 2009.
Rapport du président
Le président de l'association Anson Williams avait ensuite déclaré que pendant la saison 2010, l'association n'a reçu aucune correspondance digne de mention, puis il a offert son rapport sur la dernière saison. Il a déclaré que c'était une très bonne année grâce à  un grand nombre de joueurs, y compris ceux qui faisaient partie du programme junior, que l'événement Jour Mega était une belle réussite à  laquelle avait assisté la députée locale Lucie Charlebois. Il a également mentionné que l'association attend des fonds du gouvernement, qu'on avait acheté des nouveaux chandails de joutes pour l'équipe bantam ainsi que des survêtements commémoratifs pour tous les entraîneurs et les gérants à  cause de la 10-ème saison. Il a terminé son rapport en indiquant que de bonnes choses se sont passées en 2010 et qu'il a hâte pour la saison 2011.
Rapport du vice-président
Chuck Brossard, dans son rapport comme vice-président, a parlé du comité de sélection des entraîneurs qui a été créé et que plusieurs comités encore sont prévu. Il a également informé les personnes dans la salle que Dana Leboeuf a démissionné de son poste de gérante de l'équipement et que l'association a besoin de beaucoup d'aide. Il a parlé des difficultés vécues par l'association l'an dernier quant à  la disponibilité des terrains de pratiques et que des négociations sont en cours avec le service des loisirs de la ville. Il a conclu en disant qu'il y a assez d'équipement pour tous les joueurs, que l'association a reçu un prix de la ville de St-Lazare pour être la meilleure association amateur au cours de l'année dernière et qu'il y a encore des choses à  améliorer.
Rapport du registraire
Pour le rapport du registraire, à  la place de Gisèle Lalonde, qui a démissionné à  la fin de 2010, Kim Jong a présenté un bref rapport indiquant qu'il y avait 398 joueurs et 86 entraîneurs inscrits au cours de la saison 2010.
Rapport de la trésorière
Elle a ensuite continué son discours avec le rapport sur les états financiers de la saison 2010 dont des copies imprimées avaient été distribuées à  tout le monde avant la réunion. Elle a expliqué que l'état financier a été préparé par Sylvain Riel qui est un expert-comptable, mais qu'il ne s'agissait pas d'un état vérifié, le fait que les notes explicatives indiquent clairement. Au lieu de cela, les opérations financières au cours de la saison 2010 ont été examinées seulement. J'ai demandé à  un expert-comptable que ce que ça vaut dire quand les données financières sont examinées et il a expliqué que ça signifie que les montants de l'exercice en cours (dans ce cas ici c'est la saison 2010) sont comparés aux montants correspondants de l'année précédente. Chaque fois que l'on constate des différences significatives, le comptable demande aux administrateurs les raisons pour ces différences. Un très bon exemple de ceci est l'élément qui s'appelle « Fournitures, formation, vêtements -- .. Entraineurs ». Au cours de l'année 2009, le montant dépensé était 2833 $ par rapport à  2010 quand il était 17217 $. Kim a expliqué que cela était dû à  des dépenses engagées pour acheter des survêtements et des autres articles liés à  la célébration de la 10-ème saison des Stallions. Il est important à  noter, cependant, que le comptable ne conteste pas les montants de l'année précédente qui sont utilisés comme une référence. Quels qu'ils soient, ils ne sont utilisés qu'à  des fins comparatives.
Plusieurs personnes ont posé des questions sur les états financiers, y compris moi-même. La première question posée était la raison pour laquelle le rapport a été présenté dans un format différent de celui de l'année 2009, qui lui-même était différent du rapport de l'année 2008, qui avait rendu très difficile la tâche de comparaison. Certaines différences sont mineures et facilement compréhensibles, par exemple l'indication des dépenses en deux catégories : « Cantine » et « Événements Spéciaux » en 2010 par par rapport à  une seule catégorie qui s'appelait « Levée de Fonds » au cours de la saison 2009.

D'ailleurs, d'autres différences sont tout à  fait significatives. Par exemple, en 2009, toutes les dépenses ont été regroupées en 10 catégories différentes, mais en 2010 il y a 21 différentes catégories de dépenses (en 2008 il y avait 19 catégories majeures de dépenses et des dizaines de catégories mineurs). Kim a expliqué que la raison pour les différences était le fait que le logiciel utilisé par le comptable qui a préparé la déclaration est différent du sien. Elle a également fourni des commentaires additionnels sur le rapport financier tels que les résultats décevants de l'événement de levée de fonds Freddie James qui avait eu lieu au Bar Chez Maurice en mai 2010, les dépenses lourdes subites pour les articles commémoratifs de la 10-ème saison et le coût de l'étude sur l'installation de gazon artificiel à  l'école Westwood Jr.

Plusieurs personnes avaient posé des questions à  propos des parties différentes du rapport financier et le fait qu'il ne s'agissait pas d'un état vérifié. J'ai présenté une motion pour demander que tous les rapports financiers à  l'avenir soient vérifiés, mais les administrateurs ne voulaient pas l'accepter au debut parce qu'ils avez déclaré que seulement les membres pouvent faire une telle motion et que j'en n'étais pas un. (Je devais leur rappeler qu'en fait je suis un membre car je suis encore un membre du comité de gouvernance), Mais, personne ne voulait appuyer ma motion et elle n'a même pas été votée. (red.: selon le comptable agré avec lequel j'avait parlé, un état financier verifié aurait couté entre trois et quatre mille dollars) Cependant, j'ai posé deux questions précises sur les différences entre les résultats présentés lors de l'AGA de 2010 et de l'AGA de cette année. Les questions étaient les suivantes:
(veuillez noter que les questions et les réponses étaient éxprimées en anglais. La traduction que j'offre ci-dessous sert uniquement à  donner le sentiment général de la conversation et que la version anglaise doit prévaloir si jamais on perçoit de différences entre les deux.)
On Tuesday, March 8, 2001, at the St-Lazare Community Center, the St-Lazare Football Association held its Annual General Meeting for the 2010 season.
Eight of its nine directors attended the meeting (Gisèle Lalonde resigned last December) as well as 20 persons comprised mainly of team coaches and managers.

Paul Carzoli was selected by the directors to chair the meeting and he made sure to let everyone know that he was not being paid for this service. After agreeing to make changes to the proposed agenda, the assembly then adopted the minutes of the 2009 season AGM.
President's report
After that, the association president Anson Williams stated that during the 2010 season the association did not receive any correspondence worth mentioning and then delivered his report about the past season. He declared that it was a very successful year thanks to a large number of players, including those who were part of the junior program, that there was another successful Mega Day event which was attended by local MNA Lucie Charlebois. He also mentioned that the association is expecting some funds from the government, that new game jerseys were bought for the bantam team and that 10-th season commemorative track suits were purchased for all the coaches and managers. He ended his report by stating that great things happened in 2010 and that he's looking forward to 2011.
Vice-president's report
Chuck Brossard, in his vice-president report, talked about the coach selection committee that was created and that several other committees were planned. He also informed the people in attendance that Dana Leboeuf stepped down from her position as equipment manager and that the association needs a lot of help. He talked about the difficulties the association had last year with the availability of practice fields and that he is negotiating additional practice times with the town's recreation department. He concluded by stating that there is enough equipment for all the players, that the association received an award from the Town of St-Lazare for being the best amateur association during that year and that there is still room for improvement.
Registrar's report
For the registrar's report, in place of Gisèle Lalonde who resigned at the end of 2010, Kim Jong provided a brief report stating that there were 398 players and 86 coaches registered during the 2010 season.
Treasurer's report
She then continued with her report on the financial statement for the 2010 season which was distributed to everyone prior to the meeting. She explained that it was prepared by Sylvain Riel who is a local chartered accountant but that it was not an audited statement as the covering letter clearly indicates. Instead, the financial operations during the 2010 season were only examined.
I asked a chartered accountant what it means when the financial figures are examined and he explained that it means that the amounts from the current financial year (in this case 2010) are compared to the corresponding amounts in the previous year. Whenever significant differences are noticed the accountant then asks the administrator about the reasons for these differences. One very good example of this is the item called "Fournitures, formation, vetements - Entraineurs'. In 2009, the amount spent was $2833 whereas in 2010 it was $17217. Kim explained that this was due to the expenses incurred to buy track suits and other items related to the celebration of the year 2010 being the Stallions' 10-th season.

It is important to note, however, that the accountant does not question the amounts from the previous year which are used as the reference. Whatever they are, they are only used for comparative purposes.
Several persons asked questions about the financial statement including myself. The first question asked was why the report was in a different format than the 2009 report, which itself was different from the 2008 report, which made it difficult to make meaningful comparisons. Some difference are small and can be easily understood such as showing revenues in two categories: Cantine and Evenements Speciaux in 2010 as opposed to lumping everything into one category called Lévée de Fonds as it was done in 2009.

Others are quite significant. For example, in 2009 all expenses were grouped into 10 different categories but in 2010 there are 21 different categories of expenses (in 2008 there were 19 major expense categories and several dozen minor ones). Kim explained that this was due to the fact that the accountant which prepared the statement uses different software than she does. Kim also provided some comments about the financial report such as the disappointing results of the Freddie James fund raising event that took place at Bar Chez Maurice in May 2010, the heavy expenses incurred to for items to commemorate the 10-th season and the cost of the study on installing artificial turf at Westwood Jr. H.S.

Several people questioned different parts of the financial report and the fact that it was not an audited statement. I made a motion to request that all financial reports in the future should be audited but after the directors questioned if I was allowed to make such a motion, doubting whether I qualified as a member (which I am and I had to remind them that I am still a member of the governance committee), no other member in attendance seconded the motion and so it was not even voted on. (ed.: according to the chartered accountant with whom I spoke, an audited statement would cost between three and four thousand dollars) I did, however, ask two specific question about the differences between the results presented at the AGM in 2010 and this year's AGM. The questions were:

(note: the questions and answers were exchanged in english)
Zbig Jasiukajc: « Je vois des chiffres et je vois une grande différence et s'il y a une bonne explication je serai heureux de l'accepter et je vais arrêter de poser des questions »

Au lieu de diriger la question à  la trésorière, Paul Carzoli a pris sur lui de répondre ainsi:

Paul Carzoli: « Je pense que l'explication a été donnée, les chiffres ont été présentés d'une façon l'année dernière, les chiffres sont désormais préparés par un comptable, on avait fait une réconciliation, vous avez ici un état financier qui contient une comparaison entre l'année précédente et cette année de sorte que vous êtes capable de faire une comparaison. Si l'état financier était préparé avec précision et conformément aux normes de comptabilité dans le passé c'est discutable, mais maintenant il a une réconciliation et vous avez deux ans qui sont sur le rapport de sorte que vous êtes en mesure de le suivre ».

Après une vive discussion entre plusieurs membres sur la nécessité de remettre en question les résultats financiers et sur le choix de système de comptabilité utilisé par l'association, pendant laquelle certains membres faisaient valoir que les écarts s'expliquaient par le fait que l'année dernière l'association avait changé son système de comptabilité et qu'elle avait utilisé le système en partie double au lieu d'un système simple (ce qui n'était pas le cas selon la déclaration faite par la trésorière l'année dernière) et qu'elle utilisé de nouveau le système simple de trésorerie cette année, j'ai posé encore quelques questions pour clarifier des choses :

ZJ: « On a ici un système de trésorerie simple oû l'argent entre et l'argent sort. Vous avez préparé ces chiffres qui ont été adoptés, ils ont été approuvés par tous les membres l'an dernier et c'est vos chiffres, pas les miens, pas d'un comptable, mais vos propres données basées sur les livres que vous avez, toutes les recettes et toutes les dépenses que vous avez fait, vous avez regardé toutes ces choses, vous avez préparé cela, et vous avez dit qu'à  la fin de l'an 2009 il y avait un revenu net de 62 000 dollars . Il n'y a aucune trace de ces 62 000 dollars sur cette déclaration. Entre 62 000 et 30 000, il y a une grande différence. Y a-t-il une bonne explication pour cela? »

Une fois encore Paul Carzoli avait intervenu personnellement au lieu de diriger la question à  la trésorière et il avait répondu ainsi :

P.C.: « L'explication a été donnée... Â»
Z.J.: « C'est quoi alors? »
P.C.:  Â« L'explication a été donnée, les déclarations ont été données à  un comptable, on a un état financier qui a été rédigé, OK, qui est complet aujourd'hui, qui n'est pas un avis au lecteur, qui est un à  un niveau plus haut. Il y a trois genres de rapports. Un avis au lecteur dans lequel le comptable n'exprime pas d'opinion quelconque, d'accord? Ceci n'est pas un état vérifié, mais c'est presque comme un état vérifié. C'est ce qu'on appel en français 'un rapport de mission d'examen' ou le comptable a fait certaines vérifications concernant les chiffres. Or, il a non seulement fait la vérification pour l'année 2009 et 2010 mais on a aussi l'année 2009 parce que les deux colonnes sont là , d'accord? Alors, il a réconcilié les chiffres, si vous avez une question plus particulière sur la façon dans laquelle il l'a fait, malheureusement, le comptable n'est pas ici, mais les gens de la comptabilité peuvent vous fournir les informations et nous vous donnerons la réponse. »
Zbig Jasiukajc: "I see numbers and I see a big discrepancy and if there is a good explanation I'll gladly accept it and I will stop asking questions.."

Instead of directing the question to the treasurer, Paul Carzoli took it upon himself to respond and he provided this answer:

Paul Carzoli: "I think the explanation has been given, figures were presented one way last year, now figures are being done by an accountant, there has been a reconciliation that was done, you have a financial statement here that has a comparison from one year to this year so you're able to do a comparison. Whether it was done accurately and according to accounting standards in the past that's to be debatable but now it has been reconciled and you have two years that are on the report so you will be able to follow it".

After a heated discussion between several members about the need to question the financial results and about what kind of accounting system was being used, with some members claiming that the discrepancies were due to the fact that last year the association changed from a cash system to an accrual system (which was not the case based on the treasurer's declaration last year) and back to a cash system again this year, I asked one more question to clear things up:

Z.J.: "We're dealing with a simple cash system that money goes in, money goes out. You prepared these figures that were adopted, they were approved by all the members last year, and your figures, not mine, not an accountant's, your figures based on the books that you have, all the receipts and all the expenses that you made, you looked at all these things, you prepared this, and you state that at the end of 2009 there was a net income of 62 thousand dollars. There is no sign of this 62 thousand dollars on this statement. Between 62 thousand and 30 thousand there is a big difference. Is there a good explanation for it?"

Once again Paul Carzoli intervened personally instead of directing the question to the treasurer and provided this reply:

P.C.: "The explanation has been given..."
Z.J.: "What is it?"
P.C.: "The explanation has been given, the statements have been given to an accountant, there is a financial statement that has been reported, OK, that is complete today, that is not a notice to reader, that is one step up. There's three types of reports. Notice to reader whereby the accountant does not express any opinion whatsoever, all right? This is not an audited statement but it's almost like an audited statement. It's what we call in french "Rapport de mission d'examen" whereby the accountant has done certain verifications regarding the figures. Now, he hasn't only done the verification for the 2009 and 2010 year it also means there is 2009 year because both columns are there, all right? So, he reconciled figures, so if you have a more particular question regarding how did he do it, unfortunately the accountant is not here but the account people can supply you with the information and we'll give the answer to you."
Après l'AGA, encouragé par la déclaration de Paul Carzoli que l'association fournirait des informations supplémentaires si on les demandait, j'avais posé aux directeurs de l'association les questions suivantes par courriel. Les voici :
  1. les états financiers présentés au cours de l'AGA du mois de mars 2010 ont été préparés par un comptable et ont été soutenus par une lettre de ce comptable que Kim avait lu aux membres. Est-ce que ce comptable était le même que le comptable qui a préparé les états financiers pour la saison 2010? Sinon, pourquoi l'association a-t-elle changé de comptables entre la saison 2009 et la saison 2010?
  2. pour la saison 2009, pourquoi les résultats financiers qui ont été déclarés au comptable sont-ils tellement différents par rapport aux états financiers qui ont été présentés à  l'AGA de mars 2010, qui ont été adoptés par les membres et qui sont donc de documents légaux? Plus précisément, pourquoi le montant de 62316,44 $ de revenu net qui apparaît sur le bilan de la saison 2009 n'a-t-il pas été déclaré au comptable?
  3. selon les états financiers des années précédentes qui ont été distribués au cours des assemblées générales, si à  la date de 31 décembre 2008 il y avait 33656.65 $ dans le compte bancaire de l'association, ce qui vaut dire que le même montant devait figurer au début de l'année 2009, pourquoi ont-ils déclaré au comptable seulement 3938 $ au début de l'année 2009?
  4. si les revenus de la cantine en 2009 et 2010 étaient similaires, quelle est la raison pour l'augmentation des dépenses de la cantine de 4474 $ en 2009 jusqu'à  12974 $ en 2010?
  5. en 2009, selon le reportage dans le journal Première Édition, l'association avait fait valoir que le coût de l'étude sur l'installation du gazon synthétique était 3000 $. Pourquoi y a-t-il une dépense de 4614 $ pour les honoraires professionnels (lesquelles, selon l'explication donnée, étaient pour payer l'étude sur le gazon synthétique) en 2010?
  6. la société Groupe Ressources MP avait fournis de services pour le site web de l'association de football de St-Lazare au cours de 2010 pour lesquels on l'avait payé plus de 6000 $. Toutefois, cette société est aussi considérée comme un commanditaire de l'association. Qu'est-ce que cette société a fait en 2010 pour qu'elle soit considérée comme un commanditaire?
Au moment de la publication de ce rapport, malgré un engagement public à  fournir de réponses aux questions particulières, je n'ai pas reçu de réponse de la part des directeurs de l'association.
After the AGM, reassured by Paul Carzoli's statement that the association would provide additional information if it was requested, I had addressed the following additional questions  to the directors of the association by e-mail. These questions were:
  1. the financial statements presented at the March 2010 AGM were prepared by an accountant and were supported by a letter from that accountant that Kim read to the members. Was that accountant the same as the accountant that prepared the statements for the 2010 season? If not, why did the association change accountants from the 2009 season to the 2010 season?
  2. for the 2009 season, why are the financial results that were declared to the chartered accountant so much different from the financial statements which were presented at the March 2010 AGM, which were adopted by the members and are legally binding? Specifically, why was the amount of $62316.44 of net income that was shown on the 2009 balance sheet not declared to the accountant?
  3. based on the financial statements from previous years that were distributed during the AGMs, if on December 31, 2008 there was $33656.65 in the association's bank account, meaning that it should have been used as the opening balance in 2009, why did they declare to the accountant only $3938 as the opening balance in 2009
  4. even though the canteen revenues in 2009 and 2010 were similar, what is the reason for the increase in canteen expenses from $4474 in 2009 to $12974 in 2010
  5. in 2009, as stated in a Première Édition article, the association had claimed that the field turf study cost $3000. Why is there an expense of $4614 for professional fees (which were explained to be due to the field turf study) in the 2010 expenses?
  6. the company Groupe Ressources MP supplied web site services to the St-Lazare Football Association in 2010 for which it was paid over $6000. However, this company is also listed as a sponsor of the association. What did that company do in 2010 to be considered a sponsor?

By the time this report was published,despite the public commitment to provide answers to specific questions, I had not received any reply from the directors.
Plusieurs personnes ont continué à  poser des questions sur le rapport financier, mais la discussion est close lorsque Alan MacFarlane a fait une motion pour l'adopter tel quel. La motion a été sécondée et elle a passé facilement. Pour moi, il était surprenant que les membres ne demandassent pas d'explications pour les différences manifestes ni pour l'impact qu'elles avaient sur tous les membres. Ils avaient une attitude qu'ils étaient d'accord qu'au cours des saisons précédentes on avait reçu des états financiers différents qui ont soulevé des questions, mais c'était correct parce qu'ils n'étaient pas préparés par un comptable. Mais, la déclaration 2010 elle a été préparée par un comptable alors on va l'utiliser comme le point de départ et on va s'assurer d'être plus vigilants dès maintenant.
(red.: le procès-verbal de l'AGA qui avait lieu pendant le mois de mars 2010 montre clairement que l'association avait déjà  fait un engagement d'utiliser un format consistent pour les états financiers il y a un an.)
Several people continued to ask questions about the financial report but the discussion was closed when Alan MacFarlane made a motion to adopt it as is. The motion was seconded and it passed easily. To me, it was surprising that the members were not interested in getting any kind of explanations for the obvious discrepancies or for the way it affected all the members. The prevailing attitude was that people recognized that different financial statements were reported in previous years that raised questions but that they were not prepared by an accountant. But, the 2010 statement was prepared by an accountant so let's use that as the starting point and be more vigilant from now on.
(ed.: the minutes of the AGM that took place in March 2010 clearly show that the association had already made a commitment that year to maintain a consistent format for its financial reports.)


Resultats de l'exercise financier 2010
2010 Financial statement
(PDF, 706 kB)


Le texte explicatif
Explanatory text
(PDF, 1349 kB)
Rapport du Secrétaire
Derek Jones a parlé des six réunions que le comité exécutif a tenu en 2010 et que les procès verbaux de toutes ces réunions sont disponibles. Il a également parlé des discussions entre l'association et la ville de St-Lazare sur les installations qu'ils utilisent, qu'ils considérent que le chalet n'étant pas idéal pour leurs besoins, mais qu'il s'agissait d'une amélioration par rapport à  la remorque et les tentes qu'ils utilisaient auparavant. Il a également mentionné qu'il y avait des discussions avec la ville sur la réorientation du nouveau terrain de baseball au parc St-Robert et qu'un groupe de joueurs de l'association a l'intention cette année de participer au défilé de la fête de St-Patrick à  Hudson.
Élection des administrateurs
Ensuite, l'élection des nouveaux administrateurs pour les quatre administrateurs dont le mandat a expiré cette année ainsi qu'un administrateur supplémentaire pour combler le poste laissé vacant par Gisèle Lalonde. Les quatre administrateurs sortants (Benoît Drouin, Derek Jones, Anson WIlliams et Cliff Wilson), ainsi que Jill Templeton ont été nommés par les autres administrateurs et en absence d'autres candidats en lice pour les cinq postes disponibles ils ont tous été élus par acclamation.
D'autres rapports
Ensuite, Cliff Wilson a parlé de la pénurie de personnes pour faire le travail nécessaire, des journaliers selon lui, les huit nouveaux comités permanents qui seront mis-en-place (le jour du match, communication, etc.) dont les raisons d'être seront bien énoncées. Enfin, il a fait un appel à  tous les membres d'essayer de recruter des « bonnes Â» personnes pour aider à  l'organisation.

Benoit Drouin a ensuite parlé du comité des entraîneurs, dont il est membre, dont le but est d'augmenter la quantité et la qualité de l'ensemble d'entraîneurs. Il a également mentionné la réunion avec les entraîneurs et les gérants à  la fin de l'année dernière pour évaluer la saison, la collection de livres qui sont disponibles dans la bibliothèque à  propos d'entraîneurs, sur le système qui a été mis en Å“uvre pour évaluer les entraîneurs, le comité de sélection des entraîneurs-chefs, le fait que Kenny Mann n'est plus l'entraîneur-chef de l'équipe bantam, un cours de perfectionnement pour les entraîneurs et finalement un nouveau comité dont le but sera de recruter des entraîneurs, joueurs et bénévoles.
La période des questions
Une fois le rapport de Benoît terminé, les personnes présentes dans la salle ont pu poser des questions aux administrateurs. Au cours de cette partie de la réunion, Anson Williams a informé tout le monde que les associations de St-Lazare, Lakeshore, Île-Perrot et Île-Bizard se sont retirées de la Ligue de Football de la Rive-Nord et qu'elles ont établi une nouvelle ligue qui s'appellera Ligue de Football Mineur de l'Ouest. Elles souhaitent attirer certaines équipes de la LFRM, possiblement St-Laurent ou Châteauguay. Il semblait curieux que la raison donnée pour cette action fût le fait que la ligue LFRN n'avait pas ses propres règlements lorsque l'association de St-Lazare n'avait pas adopté ses propres règlements administratifs ni avoir élu les administrateurs qu'après neuf ans d'existence. Suite à  une question sur l'évolution à  la LFBQ il a indiqué qu'il ne pouvait fournir aucune information. Les autres questions posées par les membres avaient couvert plusieurs sujets, notamment :
  • la fourniture d'un physiothérapeute pour les équipes mineures quand elles jouent à  l'extérieur et l'équipe locale refuse de permettre à  leur propre personnel physio à  aider l'équipe visiteur (par exemple, les équipes de Lakeshore et Laurentien)
  • pourquoi la période d'inscriptions ne pouvait-elle pas être plus longue et prendre place à  des endroits autres que le Centre communautaire (semblable à  ce que font les Patriotes de l'Ouest)
  • pourquoi l'association a-t-elle abandonné l'utilisation de dollars Stallions qui semblait d'encourager plus de gens de s'impliquer dans la cantine pendant les matchs
  • pourquoi a-t-on annoncé la sélection de certains entraîneurs au cours du mois de novembre, avant la date limite pour postuler les postes
  • des questions sur les demandes de postes d'entraîneurs auxquelles on n'avait pas répondu
La période de questions s'est terminée par une discussion sur les commotions cérébrales, le choix de casques, si les joueurs qui s'inquiètent de commotions pouvaient acheter leurs propres casques et des mesures qui devraient être pris pour minimiser les blessures aux têtes.

La séance a été levée aux alentours de 21 heures.
Secretary's report
Derek Jones talked about the six meetings that the executive committee held in 2010 and that minutes of all these meetings were kept. He also talked about the discussions that they had with the town of St-Lazare regarding the facilities that they were using, that the chalet was considered not ideal for the purpose that they were using it but that it was an improvement compared to the trailer and tents that they used before. He also mentioned that they were talking with the town about re-purposing the new baseball field at Parc St-Robert and that a group of players from the association intends to take part in this year's St-Patrick's Day Parade in Hudson.
Election of directors
Next, the election of new directors for the four directors whose terms expired this year as well as one additional director to fill the vacancy left by Gisèle Lalonde. The four incumbent directors (Benoît Drouin, Derek Jones, Anson Williams and Cliff Wilson) as well as Jill Templeton were nominated by other directors and without any other candidates vying for the five positions they were all elected by acclamation.
Other reports
Cliff Wilson then spoke about the association not having enough people to do all the work, foot soldiers as he called them, that eight new standing committees were going to be created (game day, communications etc.) and each one was going to have a mission statement. Finally, he appealed to all the members to try to recruit "good" people to help the organization.

Benoit Drouin then talked about the coaching committee, of which he is a member, whose goal is to increase the quantity and the quality of the coaching staff. He also mentioned the review meeting that was held with many coaches and managers at the end of last year, about many books about coaching that are available in the library, about the feedback system that was implemented to evaluate coaches, the head coach selection committee, about Kenny Mann not being the head coach of the bantam team anymore, a coaching clinic that is planned and about a new committee whose goal will be to recruit coaches, players and volunteers.
Question period
Once he finished then the people in attendance were able to address questions to the directors. During this part of the meeting, Anson Williams informed everyone that St-Lazare, Lakeshore, Île-Perrot and Île-Bizard were pulling out of the NSFL to form a new league that will be called Western Minor Football League. They are hoping to attract some teams from the MRFL, potentially St-Laurent or Chateauguay. It was ironic that he listed NSFL's lack of governing bylaws as one of the reasons for their decision to pull out when the St-Lazare association only implemented a set of bylaws and elected directors after nine years of existence.
When asked about the developments at the QBFL he indicated that he could not provide any information. The questions from the floor covered several topics including:
  • provision of physiotherapist for the youth teams when they play games away and the local team refuses to allow their own physio staff to assist the visiting team (eg. Lakeshore and Laurentian teams)
  • reasons why registration period could not be longer and take place at other locations than the Community Center (similar to what the Western Patriots are doing)
  • why the association stopped using Stallions dollars that seemed to encourage more people to help with the cantine during games
  • questioning why coach selections were announced in November which was before the deadline for applications had passed
  • questions about applications for coaching positions which were not acknowledged
The question period finished with a discussion about concussions, choice of helmets, whether players who are concerned could buy their own helmets and steps which should be taken to minimize head injuries.

The meeting was adjourned at around 9 pm.

L'Assemblée Générale Annuelle de l'Association de Football de St-Lazare aura lieu le mardi 8 mars, au Centre Communautaire de St-Lazare à  partir de 19 heures.

Cette année, quatre postes de directeur sont ouverts pour les élections. On ignore toujours lesquels parce que les directeurs actuels n'ont pas divulgué cette information malgré que Kim et Cliff tous les deux me l'avaient promis depuis le mois d'avril passé. J'encourage tout le monde qui s'intéresse du football dans cette région d'assister à  la réunion et de se faire entendre. Si vous aimeriez effectuer de changements pour rendre l'association de St-Lazare plus ouverte, plus transparente et plus accueillante alors profitez en maintenant. Sinon, vous devrez attendre à  l'année prochaine.

Voici quelques points provenants de la Loi sur les Compagnies o๠l'on trouve les règlements de comportement des organismes sans but lucratif qui pourraient être utiles :

107. Toute compagnie doit tenir, à  son siège au Québec, un ou plusieurs livres o๠sont inscrits:
a) ses recettes et déboursés et les matières auxquelles se rapportent les uns et les autres;
b) ses transactions financières;
c) ses créances et obligations;
d) les procès-verbaux des assemblées de ses actionnaires et de ses administrateurs et des votes pris à  ces assemblées.
Certificat.
Chaque procès-verbal inscrit dans ce ou ces livres doit être certifié par le président de la compagnie ou de l'assemblée, ou par le secrétaire de la compagnie.

S. R. 1964, c. 271, a. 104.

Infractions et peines.

108. 1. Tout administrateur, dirigeant ou employé de la compagnie
a) qui refuse de montrer les livres et registres mentionnés aux articles 104 et 105 ou de permettre que ces livres et registres soient examinés et qu'il en soit fait des extraits; ou
b) qui, sciemment, fait ou participe à  une fausse entrée dans un des livres et registres mentionnés aux articles 104, 105 et 107, ou refuse ou néglige d'y faire toute entrée nécessaire, est passible d'une amende de 100 $ pour chaque fausse entrée et pour chaque refus ou négligence, et il est responsable du préjudice résultant des pertes qu'une partie intéressée peut souffrir de ces actes et omissions.
Livres non tenus.
2. Toute compagnie qui néglige de tenir quelqu'un des livres ou des registres mentionnés ci-dessus est passible d'une amende de 20 $ au plus pour chaque jour que continue cette omission, ainsi que des dommages-intérêts résultant de toutes pertes qu'une partie intéressée peut souffrir par suite de cette négligence.

S. R. 1964, c. 271, a. 105; 1999, c. 40, a. 70.

The St-Lazare Stallions Annual General Meeting is taking place this Tuesday, March 8, 2011 at the St-Lazare Community Center beginning at 7 pm.

This year, four director positions are up for election. We do not know which ones because the current executives have not released this information even though both Kim and Cliff have promised to provide it since last April. I encourage everyone who has an interest in amateur football in the St-Lazare area to attend this important meeting and make their voices heard. If you would like to see changes implemented that would make the organization more open, transparent and inclusive then this is the only chance you will get until next year.

Here are some legal points extracted from the Quebec Companies Act which regulates non-profit organizations, that may be helpful to everyone who plans to attend:

107. Every company shall keep, at its head office in Québec, one or more books in which are entered:
(a) its receipts and disbursements and the matters to which each of them relates;
(b) its financial transactions;
(c) its credits and liabilities;
(d) the minutes of the meetings of its shareholders and of its directors and of the votes taken at such meetings.
Certificate.
All the minutes entered in such book or books shall be certified by the president of the company or the chairman of the meeting or by the secretary of the company.

R. S. 1964, c. 271, s. 104.

Offences and penalties.

108. (1) Every director, officer or employee of the company
(a) who refuses to exhibit the books and registers mentioned in sections 104 and 105 or to allow the said books and registers to be inspected and extracts taken therefrom; or
(b) who, knowingly, makes or assists in making any untrue entry in any such books and registers mentioned in sections 104, 105 and 107, or who refuses or neglects to make any proper entry therein, shall be liable to a fine of $100 for every such untrue entry and for every such refusal or neglect, and shall be responsible for any injury resulting from the losses which any interested party may have sustained from such acts and omissions.
Not keeping books.
(2) Every company which neglects to keep any such books or registers as aforesaid shall be liable to a penalty of not more than $20 for each day that such neglect continues, and also in damages for all loss or injury which any party interested may have sustained thereby.

R. S. 1964, c. 271, s. 105; 1999, c. 40, s. 70.

"Toute vérité passe à  travers trois étapes. Premièrement, elle est moquée. Deuxièmement, elle est fort resistée. Troisièmement, on la prend pour acquis."

Arthur Schopenhauer
Philosophe allemand (1788 - 1860)

 

(2010-03-19 mis-à -jour: le compte rendu vient d'être affiché ci-dessous)

(2010-04-15 mis-à -jour: les observations personnelles sont affichées)

C'est le jour après l'AGA, les réglements avaient été adoptés, les membres ont voté et un groupe de neuf directeur élus sont maintenant à  la barre de l'Association de Football de Saint-Lazare. Le soleil s'est levé le matin et la vie continue comme d'habitude.

Il est trés interessant mais pour la première fois dans son existence l'association n'a pas de président, ni de vice-président, ni de sécretaire etc. C'est une consequence d'avoir choisi de la gérer comme une commission scolaire. Uniquement aprés la première reunion des nouveaux directeurs, qui est supposée avoir lieu dans une semaine, qu'on va connaître les membres du comité executif.

(2010-03-19 mis-à -jour: la reunion du conseil administratif  est prevue aujourd'hui)

Il y a deux ans, quand on avait entamé l'effort visant à  mettre l'organisation au courant des réglements en force, la réaction qu'il avait provoqué vous aurait pu faire croire que c'était la fin du monde, qu'une simple pensée d'une élection entraînerait une catastrophe immédiate.

Eh bien, ce ne fut pas le cas. Les Stallions sont toujours là , plus forts que jamais, venant tout juste d'avoir achevé une autre saison reussie avec un nouveau surplus d'environ 30 mille $. Je vais afficher un rapport complet sur l'assemblée générale annuelle dans quelques jours. En fait, je vais afficher deux rapports - le premier sera juste un rapport factuel sur ce qui s'est passé, le second offrira un point de vue plus subjectif.

Eh oui, une petite suggestion à  Paul Carzoli - il te fera du bien à  lire attentivement l'article 86 de la Loi sur les compagnies du Québec.  

"All truth passes through three stages. First, it is ridiculed. Second, it is violently opposed. Third, it is accepted as being self-evident."

 Arthur Schopenhauer
German philosopher (1788 - 1860)

 

(2010-03-19 update: meeting report has been posted below)

(2010-04-08 update: personal observations have been posted below)

It's the day after the AGM, the bylaws have been adopted, the members have voted and a group of nine elected directors are at the helm of the St-Lazare Football Association. The sun rose in the morning and life went on as usual.

It is actually very interesting that at this moment, for the first time in its history, the Stallions do not have a president, or a secretary or a vice-president. It's a direct result of being operated like a school board. Only after the nine directors meet and elect the members of the executive committee, which is supposed to happen in about a week, that we will know who will fill those positions.

(2010-03-19 update: the directors are scheduled to meet today for their first official meeting)

Two years ago, when the effort to bring the organization into the 21-st century was started, the reaction that it generated could have made you believe that the world was going to end, that even the thought of an election would bring about instant catastrophe.

Well, it didn't. The Stallions are still there, stronger than ever, having just completed yet another successful season with another surplus of about $30,000. I will post a full AGM report in a few days. In fact, I will post two reports - one will be just a factual report on what happened, the second one will be a more personal perspective.

Oh, a little suggestion to Paul Carzoli - you might want to read carefully article 86 of the Quebec Companies Act.  

Compte rendu formel

L'Association de Football de St-Lazare avait tenu son assemblée générale annuelle le lundi, 8 mars 2010 au Centre Communautaire de St-Lazare. Si on considére qu'une quarantaine de personnes y assistaient on pouvait dire que c'était la meilleure AGA qu'on a jamais eu. Elles représentaient bien tous les membres car il y avait des parents, des bénévoles, des entraîneurs, des administrateurs actuels et des joueurs junior.

La réunion s'est entamée à  19 heures et c'était l'ancien maire de St-Lazare, Paul Carzoli qui l'avait présidée. Auparavant, c'était lui qui avait fourni des opinions légales à  l'association à  propos des règlements qu'on proposait aux membres à  adopter.

La réunion avait connu un mauvais départ, quand même, parce qu'on devait rappeler à  M. Carzoli qu'on pouvait pas procéder si on avait pas d'abord approuvé l'ordre du jour et qu'un élément très important - l'approbation du procès verbal de l'AGA de l'année précédente - lui manquait. Au lieu de demander aux membres du comité exécutif de traiter cette question M. Carzoli avait simplement affirmé que le procès verbal n'existait pas (en dépit du fait qu'un procès-verbal était lu et approuvé lors de l'AGA de mars 2009, qu'on avait pris des notes au cours de cette réunion et que l'article 107 de la Loi sur les compagnies du Québec l'exige). Sans avoir d'autre choix, les membres devaient accepter l'ordre du jour proposé. Plusieurs personnes avaient exprimé le sentiment qu'ils avaient trouvaient bizarre le comportement de M. Carzoli qui semblait d'encourager les membres à  ignorer les dispositions légales, étant donné qu'il est membre du barreau et qu'il est censée d'assurer que les lois soient respectées. Il avait même proposé aux membres de «blanchir» l'ensemble des actions précedentes de l'association mais comme il ne pouvait pas expliquer les conséquences d'une telle action sa proposition avait été rejetée.

La réunion avait ensuite procédé à  traiter la correspondance mais Anson Williams avait indiqué qu'au cours des 12 derniers mois l'association n'avait pas reçu de choses qui méritaient une mention outre qu'un couriel de John Spracklin annonçant sa démission et un couriel de Benoît Drouin. Son rapport en tant que le président de l'association était très bref et sans substance. Il avait déclaré que la saison 2009 avait été une reussite, qu'un grand événement de collecte de fonds est prévue pour le mois de mai au restaurant Chez Maurice, que l'événement Mega Day avait été un succès et qu'il y avait quelques changements aux postes des entraîneurs cette année.

Ni le vice-président ni quelque personne à  sa place avait présenté de rapport. Le registraire avait simplement déclaré qu'il y avait 363 joueurs inscrits en 2009 (niveau titans jusqu'à  juniors vs 356 en 2008) et 70 entraîneurs (77 en 2008). Gisèle Lalonde avait également exprimé son souhait de recevoir les vérifications policieres des antécédents pour les entraîneurs et gérants plus vite.

Kim Jong avait ensuite présenté le rapport du trésorier qui comprenait un compte de résultat habituelle qui montrait tous les revenus et toutes le dépenses (identifiée comme «Profit and Loss» ou «Bénéfices et Pertes») ainsi qu'une nouvelle déclaration qu'elle avait identifié comme «Balance Sheet» (Bilan Comptable en français) des éléments actifs et passifs de l'association. On peut consulter ces deux rapports ici ( 879 kB). Les informations y présentées avaient montré que l'association est en excellente santé financière grâce à  un autre surplus important de 24,708.53 $ pour toutes les équipes à  l'exception des juniors et 3,485.21 $ uniquement pour l'équipe junior. Cela était possible en dépit d'une chute de plus de 36.000 $ de revenus parce qu'il y avait une baisse comparable de 23,000 $ de dépenses. Mis ensemble avec l'important surplus de la saison 2008 cela signifie que l'association a maintenant un surplus cumulé de plus de 60,000 $. Kim avait expliqué plusieurs différences entre 2008 et 2009 (par exemple, imputation du coût des marchandises à  un compte différent en 2009 par rapport à  2008) et elle avait confirmé en réponse aux questions posées par les membres que l'association utilise toujours la méthode simple de comptabilité au lieu de la méthode en partie double. Toutefois, elle n'était pas en mesure de fournir des réponses satisfaisantes aux questions sur la façon dont le résultat net d'une saison soit reporté à  la saison suivante. Le «compte de résultat» qu'elle avait préparé commençait l'exercice financier
toujours avec un solde de 0 $, même si jusqu'à  la saison 2004 la même déclaration montrait clairement que le solde de la saison précédente était utilisé comme le point de départ pour la nouvelle saison. Il y avait ensuite une discussion animée à  propos de ce sujet et Kim avait soutenu ses informations avec une lettre d'appui d'un expert-comptable qui lui avait aidée à  préparer la déclaration mais cette lettre avait simplement indiqué que le «compte de résultat» avait été préparé selon les données fournies par l'association et qu'elles n'étaient pas vérifiées. À cause de ces faits on avait proposé une motion de rejeter le «compte de résultat» mais elle n'avait pas reussi.

Derek Jones n'avait rien à  signaler en tant que le secrétaire de l'association. On avait ensuite considéré les règlements généraux recommandés pour adoption par les directeurs et on avait proposé plusieurs changements aux articles 1, 12 et 16 mais ils étaient tous rejetés. Les membres avaient ensuite procédé à  l'élection de neuf personnes au conseil d'administration parmi les 13 personnes qui étaient nomées. Il y avait de la confusion à  propos de la procédure de scrutin quant aux personnes qui étaient membres de la même famille. Lorsque le comité de gérance avait traité ce sujet c'était uniquement pour préciser la situation de deux joueurs ou plus qui provenaient de la même famille. Selon les réglements, dans une telle situation la famille aurait droit à  un seul vote. Toutefois, au cours de l'AGA on avait décidé d'appliquer la limite d'un vote par famille à  une situation o๠les parents d'un seul joueur s'impliquent aussi comme des entraîneurs, des gérants ou des bénévoles. La procédure de vote même avait montré un manque de préparation de la part des administrateurs actuels. Même si tout le monde le savait qu'on devait tenir une élection personne n'avaient préparé de bulletins de vote ni d'avoir un moyen pour afficher clairement les noms des candidats. Kim avait tout simplement arraché de feuilles de papier d'un bloc-notes et elle les avait distribuées aux membres. Une fois les bulletins remis à  Paul Carzoli chaque candidat pouvait présenter sa candidature aux membres. C'était à  l'envers de ce qu'on attendait parce que d'habitude on devrait offrir une telle opportunité avant le vote mais il était trop tard à  faire de changements. Paul Carzoli avait alors compté les votes avec l'aide de Kim. Voici les résultats du vote:
Formal report

The St-Lazare Football Association held its Annual General Meeting on Monday, March 8, 2010 at the St-Lazare Community Center. Judging by the attendance it was the best AGM ever with nearly 40 persons present in the room. They represented a good cross section of the members as they included parents, volunteers, coaches, current directors and junior players.

The meeting started at 7 pm and it was chaired by former St-Lazare mayor Paul Carzoli who provided legal advice for the association regarding the general bylaws that the members were being asked to adopt.

The meeting got off to a somewhat rocky start as Mr. Carzoli had to be reminded that before the proceedings could officially begin the agenda had to be approved and that a very important element - the approval of the minutes of the previous year's AGM - was missing. Instead of asking the members of the executive committee to address this issue Mr. Carzoli took it upon himself to state that the minutes were simply not available (despite the fact that minutes were read and approved at the 2009 AGM, that notes were taken during that meeting and that they are required according to article 107 of the Quebec Companies Act). Having no other choice, members had to agree to the proposed agenda. Several members found it odd that Mr. Carzoli, who is a member of the bar and is supposed to ensure that laws are upheld, would advocate such a blatant disregard of legal provisions. He even proposed that the members should 'whitewash' all the past actions of the association but since he could not explain the consequences of such an action his proposal was rejected.

The meeting then proceeded to deal with correspondence but Anson Williams indicated that during the past 12 months the association had not received anything worth mentioning other than an e-mail from John Spracklin announcing his resignation and an e-mail from Benoît Drouin. His report as the president of the association was very brief and short on substance. He started by saying that the 2009 season was a success, that a big fundraising event is planned for May at Chez Maurice, that the Mega Day event was a success and that there were some changes at the coaching level this year.

There was no report from the vice-president or on his behalf. The registrar's report simply stated that there were 363 players registered in 2009 (tykes to junior levels vs 356 in 2008) and 70 coaches (77 in 2008). Gisèle Lalonde also expressed her wish to have police background checks that are required for coaches and managers to be processed more quickly.

Kim Jong then presented the treasurer's report which included the usual cash flow statement (identified as "Profit and Loss") as well as a new statement which she called the "Balance Sheet" showing the association's assets and liabilities. Both of these reports can be seen here ( 879 kB).
The profit and loss statement showed that the association is in excellent financial health thanks to another large surplus of $24,708.53 for all the teams except juniors and $3,485.21 just for the junior team. This was accomplished despite a drop of more than $36,000 in revenue because this drop was offset by a $23,000 drop in expenses. Combined with the large surplus from 2008 it means that the association now has an accumulated cash surplus of over $60,000. Kim explained several differences between 2008 and 2009 (for example, assigning the cost of goods to a different accounts in 2009 as compared to 2008) and in response to questions form the members she confirmed that the association is still using the cash method of accounting and not the accrual method. However, she was not able to provide satisfactory answers to questions about how the net results from one season are carried forward to the next season. The "Profit and Loss" statements that she has prepared always start each financial year with a zero balance even though until 2004 the financial statements clearly showed the previous season's balance being used as the opening balance for the new season. There was an animated discussion about this subject and Kim backed her data with a supporting letter from the accountant who helped prepare the statement but that letter only stated that the financial statement was prepared with the data supplied by the association and that it was not verified. In light of these facts a motion was proposed to reject the financial statements but it did not pass.

Derek Jones did not have anything to report as the secretary of the association. The meeting then moved to the bylaws that the executives had recommended for adoption. Articles 1, 12 and 16 were discussed after several changes were proposed but they were all voted down. The members then proceeded to elect nine persons to the board of directors. 13 people were nominated. There was some confusion about the voting procedure, specifically concerning members who are part of the same family. When the governance committee dealt with this subject it was to clarify the situation where a single family had more than one player registered during a season. The bylaws specify that in such situations the family would only have one vote. However, during the AGM the limit of one vote per family was extended to a situation where the parents of a single player are also involved as coaches, managers or volunteers.

The actual voting process showed a lack of preparation on the part of the current directors. Even though it was known that a vote was going to take place they had not prepared any ballots or any means to clearly display the names of the candidates. Kim simply tore out individual sheets of paper from a note pad and handed them out to the members. After all the ballots were handed in to Paul Carzoli every candidate was given some time to provide a brief description of themselves to the members. This was unexpected because these types of introductions should be done before the voting but it was too late to change it. Paul Carzoli then counted the votes with help from Kim. Here are the results of the vote:


Anson Williams - 31 Kim Jong - 30 Cliff Wilson - 30 Gisele Lalonde - 29 Chuck Brossard - 27
Derek Jones - 26 Benoit Drouin - 26 Alan MacFarlane - 26 Tania Roberts - 19 Ray Gaston - 18
Kenny Mann - 16 Zbig Jasiukajc - 9 Kerry Folkes - 8    

La réunion s'est achévée avec de questions et une discussion sur l'inscription et la rétention des joueurs. Les sujets qu'on avait abordé comprennait:
  • prendre des mesures pour déveloper un sentiment de fierté et d'appartenance parmi les joueurs
  • mieux réagir aux initiatives proposées par les membres
  • offrir des services de tutorat et d'autres services pour convaincre les joueurs à  jouer pour les Stallions au lieu d'aller aux programmes scolaires
  • permettre aux équipes de faire leur propres levées de fonds
  • la condition du site web de l'association
  • appuyer les joueurs qui assistent aux compétitions élite et les événements pour les joueurs étoiles
  • les frustration vecues par beaucoup de gens dont les effors pour obtenir des prix réduits sur les vêtements de sport et de l'équipement soient empechés
  • l''engagement de la part des directeurs élus à  respecter les réglements et tenir le plus tôt possible une réunion pour élire le comité exécutif
Beaucoup de personnes avaient essayé de discuter de sujets lequels, selon eux, n'étaient pas bien traités dans le passé mais Alan MacFarlane avait achévé cette discussion avec une suggestion pour tout le monde de considérer cette AGA comme un nouveau départ et de ne pas déterrer les erreurs du passé. Il est important de noter, toutefois, qu'au cours de la discussion les membres avaient adoptée une motion pour assurer que durant la saison 2010 un physio-thérapeute serà  disponible pour les équipes bantam et midget tant pendant les matchs que pendant les pratiques, tout comme pour l'équipe junior. On avait finalement levé la réunion à  22 heures.

The meeting finished with a question period and a discussion about registration and retention of players. The topics discussed included:
  • taking steps to instill a sense of pride and belonging in the players acting on initiatives proposed by members
  • provide tutoring and other services to give players an incentive to play for the Stallions instead of going to the school programs
  • allowing teams to do their own fundraising
  • the condition of the association's website
  • providing support to players who compete in elite and all-star events
  • the frustration experienced by many people who are stymied in their effors to obtain reduced prices on sports clothing and equipment
  • the commitment from the elected directors to respect the bylaws and hold a meeting soon to elect the executive committee
Many people tried to discuss topics which they felt were not handled well in the past but Alan MacFarlane wrapped up those discussions by encouraging everyone to consider this AGM to be a fresh start and not to dig up the errors of the past. It is important to note, however, that during these discussions a motion was passed by the members that during the 2010 season a trainer will be available for the bantam and midget teams not only during games but also during practices just like for the junior team. The meeting was finally adjourned at 10 pm.

Observations personnelles

à‡a avait pris beaucoup du temps, mais j'ai finalement été capable d'écrire mes observations personnelles sur l'AGA de l'Association de Football de St-Lazare pour la saison 2009. Il m'a fallu si longtemps parce que j'ai suivi les conseils de Thomas Jefferson. Il avait dit :

« Si tu es fâché, comptes à  dix avant de parler. Si tu es très fâché, comptes jusqu'à  cent. Â»
Eh bien, j'étais tellement fâché à  cause de ce qui s'est passé lors de l'AGA que j'ai décidé de compter jusqu'à  un million avant de m'exprimer. Et qui sait, peut-être même un million n'était pas suffisant, mais je devais finalement mettre des choses sur la table.

Je n'étais pas faché à  cause des choses qui semblent évidentes. à‡a ne me génait pas que je ne fusse pas élu au poste d'administrateur. Ce n'était pas la première fois que j'ai posé ma candidature pour un poste public. Dans le passé, j'étais un candidat aux élections pour le conseil d'établissement d'une école de même que pour une commission scolaire. Parfois, on m'avait élu et parfois non. Je savais quoi faire. Je n'étais pas fâché parce que les modifications que j'avais proposé pour les règlements n'ont pas été adoptées. J'étais un peu déçu que les autres membres du comité de gérance ne m'eussent pas appuyé, mais j'étais prêt pour cela parce qu'ils avaient eu la courtoisie de m'aviser à  l'avance qu'ils m'abandonneraient. J'étais curieux, mais pas du tout fâché que Anson ne pût pas me regarder dans les yeux quand il répondait à  mes questions. Je n'étais même pas fâché suite à  la méchante attaque dirigée vers moi par certaines personnes motivées par des intérêts personnels quand j'avais posé quelques questions qui s'imposaient à  propos des déclarations financières. J'étais surpris par la fureur déchaînée contre moi, mais je n'étais pas fâché.

Non, la chose qui m'avait vraiment rendu furieux c'était la conduite de Paul Carzoli et la façon dans laquelle il avait détourné la réunion. Au début, j'avais justifié son comportement par le fait qu'il a été payé pour ses avis juridiques et qu'il agissait tout simplement dans l'intérêt de son client. Mais alors je me suis demandé - qui était son client? N'était-il pas l'Association de Football de St-Lazare dont je suis membre tout comme Anson Williams et Kim Jong et Derek Jones, etc.? J'ai un rôle différent qu'eux autres, mais je suis un membre quand même, comme toutes les 40 personnes qui ont assisté à  la réunion.

À ce point il faut préciser que je n'ai aucune objection à  ce que Paul Carzoli soit payé. En fait, il est un avocat et il avait fourni des services juridiques. Cependant, pourquoi aurait-il même envisagé d'accepter ou d'exiger un paiement est une autre histoire? Il faut pas oublier que deux de ses fils avaient joué pour les Stallions, il est un partisan avoué des Stallions depuis longtemps et qu'il y a un peu plus que six mois les Stallions lui avaient offert beaucoup d'aide gratuite au cours de sa campagne électorale municipale. Parce que Paul Carzoli avait été payé par l'Association de Football de St-Lazare, et non par une personne privée, il était obligé de travailler dans l'intérêt de tous les membres de cette association et non pas seulement quelques personnes. Au moins, il aurait dû permettre l'expression des points de vue différents et aider les membres à  faire un choix bien informé en décrivant les avantages et les désavantages de chacun. Au lieu de cela, il a utilisé de la logique « à  spaghettis Â» pour empêcher des débats. Voici un exemple typique : il justifiait la structure de gérance décrite dans les règlements en disant qu'elle était utilisée par des organisations sans but lucratif, en particulier les écoles privées (en réalité, la seule école privée qui se sert de ce format de gérance est l'école Selwyn House). J'avais alors essayé de proposer le format de gérance avec des élections directes lequel est utilisé par toutes les autres associations de football mais avant que je pouvais dire une phrase complète, il m'interrompait en disant qu'il ne savait pas comment ces associations étaient gérées et que pour cette raison-là  on ne pouvait pas le considérer. Quand j'avais essayé de lui demander une simple confirmation qu'une structure de gérance avec des élections directes était une option valide, il ne ferait que répondre indirectement en affirmant que la structure indirecte était utilisée par des nombreuses organisations. Dire que c'était une expérience frustrante ne serait qu'un euphémisme. Il était carrément malhonnête et je le lui avais dit directement après la réunion. C'est sûr et certain que je ne vais pas lui inviter souper chez moi bientôt (ce que je faisais dans le passé parce que je lui considérais comme un ami) et définitivement on peut oublier à  plus jamais que je vais lui aider dans une campagne électorale.

Après l'AGA, certaines personnes m'avaient demandé si l'on avait vraiment accompli quelque chose et si l'effort qui nécessitait deux ans pour mettre l'association en conformité avec la loi en valait la peine. Ils avaient souligné qu'en réalité rien n'a vraiment changé parce que les mêmes gens qu'auparavant étaient toujours au pouvoir. La question m'avait un peu surpris, mais je comprenais la raison pour quoi ils l'avaient posée. J'avais répondu que le but de cet effort n'était pas nécessairement de changer les gens qui étaient au sommet de l'organisation, mais plutôt de changer leur comportement, afin de s'assurer que des décisions soient prises par consensus au lieu d'être imposées sur les autres par une seule personne sans aucune conséquence. Je sais que Kim et Anson avaient tous les deux mobilisé les membres pour assister à  l'AGA et les appuyer. Ils devaient créer des alliances et ils devaient faire des engagements. Au cours de leur mandat, ils devront se rappeler que s'ils ne sont pas à  la hauteur de ces engagements, les personnes qui étaient leurs alliés cette fois pourraient changer de l'allégeance et voter pour quelqu'un d'autre lors de la prochaine élection. C'est ce fait-là  qui va rendre les deux prochaines années vraiment intéressantes. J'ai hâte assister à  la prochaine assemblée générale.

Or, j'ai finalement réussi d'exprimer mes sentiments, et je me sens beaucoup mieux, mais je pense que je vais aller me reposer quelques minutes peut-être. Au moins de points de vue émotifs, les deux dernières années étaient très difficiles.
Personal observations

It has taken me a long time but I was finally able to write my personal observations about the St-Lazare Football Association's 2009 season AGM. It took so long because I took Thomas Jefferson's advice. He said:

"When angry count to ten before you speak. If very angry, count to a hundred."
Well, I was so hopping mad about what happened at the AGM that I decided to count to a million before I would speak. Even that, I think, may not have been long enough but I finally had to get things off my chest.

I was not angry about things that may have seemed obvious. I was not angry at all about not being elected as a director. It was not the first time that I was a candidate for a public office. In the past I ran in school governing board elections and school board elections. I won some of them and lost some. I knew how to handle it. I was not angry that the modifications that I proposed for the bylaws were not adopted. I was slightly upset that I did not receive any support from other members of the governance committee but I was prepared for that because they had the courtesy to warn me in advance that they were going to throw me under the bus. I was curious but not angry that Anson could not look me in the eyes when he was answering any of my questions. I was not even angry at the vicious personal attack that some people with vested interests directed at me when I asked some questions that needed to be asked about the financial statements. I was surprised by the fury that was unleashed against me but I was not angry at all.

No, the thing that really got me spitting mad was the conduct of Paul Carzoli and the way he hijacked the meeting. Initially, I rationalized his behavior by the fact that he was paid for his legal advice and that he was simply acting in the interests of his client. But then I asked myself - who is his client? Is it not the St-Lazare Football Association of which I am a member just like Anson Williams and Kim Jong and Derek Jones etc? I have a different function than those individuals but I'm a member just as well, like all 40 people who attended the meeting.

Mind you, I have no objections to Paul Carzoli being paid. After all, he is a lawyer and he provided some legal services. However, why he would even consider accepting or requiring a payment is another story. After all, two of his sons used to play for the Stallions, he has long been an avowed supporter of the Stallions and as recently as last November he got a lot of free help from the Stallions during his municipal election campaign. Since Paul Carzoli was paid by the St-Lazare Football Association, and not by any private individual, it was his duty to work in the interests of all the members of that association and not just a select few. At the very least he should have allowed different points of view to be expressed and then he should have helped the members make an informed choice by describing the pros and cons of each one. Instead, he used spaghetti logic to stop debates. Typical exchanges would go like this: he would justify the governance structure described in the bylaws by saying that it was used by many non-profit organizations, especially private schools (actually, the only one using this governance format is Selwyn House). I would then try to propose the directly elected model of governance, which is used by all other football associations, but before I could say a complete sentence he would interrupt me by saying that he doesn't know how those associations are run and because of that we could not consider it. When I tried to solicit from him a simple confirmation that a directly elected governance structure was a legal option he would only reply indirectly by stating that the indirect structure was used by many organizations. To say that it was a frustrating experience would be a gross understatement. It was downright dishonest and I told him that directly right after the meeting. You can be sure that I won't be inviting him to my house for supper any time soon (which I used to do in the past as I considered him a friend) and definitely forget about helping him in an election campaign ever again.

Some people asked me after the AGM whether anything was really accomplished and whether the two-year effort to bring the association in compliance with the law was worth it. After all, they pointed out, nothing really changed because the same people as before were still in power. I was a little bit surprised by the question but I did understand why they were asking it. My response was that the objective was not necessarily to change the people who were running the organization but to change their behavior, to make sure that decisions were being made by consensus instead of being imposed on others by a single person without any consequences. I know that Anson and Kim had to mobilize members to come to the AGM and to support them. They had to make alliances and that they had to make commitments. In the back of their minds they will have to remember that if they do not live up to those commitments then the people who were their allies this time might switch their allegiance and vote for someone else when the next election rolls around. This is what will make the next two years really interesting. I can't wait for the next AGM.

Now that I finally got this off my chest I feel a lot better but I think that maybe I will go and lie down for a few minutes. If anything, the last two years have been emotionally draining.
L'Association de Football de St-Lazare vient d'afficher les réglements qu'on va demander aux membres d'adopter à  la prochaine AGA. Je leur félicite surtout dans le contexte des difficultés qu'ils auraient du veillir à  cause du site web qui est «en construction». Je leur félicite aussi pour avoir assuré que les avis concernant l'assemblée générale, ainsi que l'ordre du jour proposé, avaient été publiés dans les journaux locaux français et anglais. C'est comme ça qu'on est supposé de le faire.

à‡a c'est la bonne nouvelle. Cependant, il y a aussi de mauvaises nouvelles lesquelles, à  mon avis, sont le contenu des réglements. Afin de vous aider à  faire un choix bien fondé et à  promouvoir un sain débat avant le vote décisif permettez-moi de vous offrir quelques opinions à  propos de ces règlements. En fin compte, selon les idées de Joichi Ito que l'on peut trouver dans son document sur la Démocracie Émergente (n'est ce pas ce qui est l'Association de Football de St-Lazare?):

"Une démocratie fonctionnelle est régie par la majorité tout en protégeant les droits des minorités. Pour atteindre cet équilibre, une démocratie répose sur un marché des idées (mon propre accent) lequel, à  son tour, exige la liberté de parole et la capacité à  critiquer le pouvoir sans crainte de représailles. Dans une démocratie représentative fonctionnelle le pouvoir doit aussi être distribué à  travers plusieurs points de l'autorite afin d'avoir les moyens de contrôle et de contrepoids et de concilier des intérêts divergents. "
Le point le plus important des réglements proposés, dont tous les membres devrait être clairement conscients selon moi, est que les membres n'auront toujours pas d'influences directs sur l'orientation de l'association ni sur les personnes qui vont la méner. Peut-être il n'est pas évident mais si vous lisez bien les règlements, et en particulier l'articles 16, vous vous rendrez compte que ce qu'on nous propose est de gérer l'association comme si elle était une commission scolaire. Autrement dit, lorsque les membres voteront pour élire les administrateurs, ils ne seront pas en mesure de choisir directement le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, etc. Ils ne pouront que choisir un groupe de neuf commissaires (directeurs), sans savoir quels seront leur reponsabilités. S'il y aura plus que neuf candidats pour les postes des administrateurs, les membres vont alors voter en ecrivant les noms des neuf candidats de leur choix sur un bulletin. Tous les bulletins de vote seront alors comptés et les neuf personnes qui auront reçu le plus grand nombres de votes seront les nouveaux administrateurs élus. Une fois ces neuf administrateurs nominatifs soient élus, ce seront eux qui vont decider au sein de leur propre groupe quelle personne aura quelle fonction. Ceci est spécifié dans le paragraphe suivant:
 
Chaque année, immédiatement après l'AGA, les directeurs éliront au sein de leur groupe, les cinq (5) membres du Conseil exécutif.
Ces règlements différent beaucoup des règlements que le comité de gérance avait présentée en unanimité aux administrateurs actuels en décembre 2008. Dans cette version là  on avait precisé quel les neuf administrateurs devaient être élus directement par les membres. Les règlements que le comité avait recommandé à  l'époque ont été rejetées par les dirigeants actuels qui souhaitent maintenir la structure existante de cinq dirigeants et qui voulaient que les quatre directeurs supplémentaires soient des consultants sans droit de vote choisis par eux memes.

Le comité de gerance, afin de ne pas perdre trop de temps et d'assurer que les réglements soient prêts pour l'AGA les avait alors redigés selon les exigences exprimées par les directeurs. Pendant quelques mois, il semblait que les réglements modifiés seraient acceptés mais il y a quelques semaines une nouvelle version avait été présentée au comité de gérance avec très peu de temps pour permettre encore un discours. Malgré mon vote d'opposition, le commité avait voté 3-1 pour accepter cette dernière version.

Qu'est ce que les membres pouvent-ils faire maintenant? En fait, ils peuvent en faire beaucoup. S'ils préférent elire directement les membres du conseil administratif il souffit simplement de faire une motion de vote visant à  modifier l'article 16 avant l'adoption des réglements. Si 2 / 3 des membres la soutiendront, alors l'article devra être modifié.

Je crois qu'il y a encore quelques autres points que les membres devraient pouvoir discuter avant d'adopter les règlements. Un d'eux est la description des rôles de tous les administrateurs. Or, seulement les fonctions des cinq membres du comité exécutif sont décrites dans les règlements. Les quatre autres sont présentés comme des membres en général. Je crois qu'on devrait également préciser les fonctions de ces quatre administrateurs, tout comme dans les règlements originaux présentée en décembre 2008. Par exemple, on pourrait décrire les fonctions de ces quatre directeurs comme suit:
  • directeur du football de développement(niveaux titans à  pee-wee)
  • directeur du football élite (niveaux bantam à  junior)
  • directeur des communications
  • directeur des opérations
Un autre problème est la durée des mandats. Les réglements originaux recommandés par le comité de gérance avaient précisé que les mandats du président, du secrétaire et du registraire expireraient au cours des années impaires, tandis que celles du vice-président et du trésorier devait expirer au cours des années paires. La version actuelle met la décision sur les durées des mandats de chacun de neuf directeurs dans les mains du conseil d'administration.

Finalement, la dernière question que je pense que les membres devraient discuter est l'article 1 des réglements qui précise que le siège sociale de l'association est situés à 
la résidence privée du président actuel. Les réglements originaux avaient simplement précisé que le siège sociale de l'association se trouvait à  St-Lazare. Je le trouve très doutable pourquoi on devrait introniser dans les réglements l'adresse résidentielle d'une personne privée, surtout si on considére que toute modification ultérieure exigerait un vote par les membres.
The St-Lazare Football Association has posted the bylaws that the members will be asked to adopt at the upcoming AGM. I congratulate them for doing this considering how difficult this must have been since the site is 'under construction'. I also congratulate them on making sure that notices about the AGM, as well as the proposed meeting agenda, were published in time in both the french and english local newspapers. This is how things are supposed to be done.

That's the good news. However, there is also some bad news which, in my humble opinion, is the contents of the bylaws which have been posted. In order to help you make an informed choice and in the spirit of promoting some healthy debate before the decisive vote takes place let me offer to you some opinions about these bylaws. After all, as Joichi Ito wrote in this paper about Emergent Democracy (isn't this what the Stallions Football Association really is?):

"A functional democracy is governed by the majority while protecting the rights of minorities. To achieve this balance, a democracy relies on a competition of ideas (my emphasis), which, in turn, requires freedom of speech and the ability to criticize those in power without fear of retribution. In an effective representative democracy power must also be distributed to several points of authority to enable checks and balances and reconcile competing interests."
The most important aspect of the proposed bylaws, which I think every member should be clearly aware of, is that they will still not give the members a direct say in how the association is run and who is leading it. It may not be obvious but if you read the bylaws carefully, and specifically articles 16, you will realize that what is being proposed is to run the association like a school board. In other words, when members will be voting to elect the directors they will not be able to choose their president, vice-president, secretary, treasurer, registrar etc. directly. They will only be able to choose a group of nine commissioners (directors) without knowing what their specific duties will be. If more than nine persons will be nominated as candidates for director positions then the vote will be done by having each member write the names of nine candidates of their choice on a ballot. All the ballots will then be counted and the nine persons who receive the most votes will be the elected directors. Once these nine generic directors are elected, only then will they internally decide which persons will fill which position from within their own group. This is specified in the following paragraph:

Each year, immediately following the AGM, the directors will elect from within their group, the 5 members of the Executive committee.
These bylaws are considerably different from the bylaws which the governance committee unanimously presented to the current directors in December 2008 because that version called for nine directors to be directly elected by the members. The bylaws which the committee recommended at that time were rejected by the current executives who wanted to maintain the existing structure of five executives and who wanted the additional four directors to be non-voting consultants that they would nominate.

The governance committee, in order to save time and ensure that some version of bylaws would be ready for the AGM reworked the bylaws to align them with the structure that the executives proposed. For a couple of months it seemed that these modified bylaws would be accepted until a few weeks ago when the current version was presented to the governance committee with very little time left for any debate. The committee voted 3-1, mine being the opposing vote, to accept this version.

What can the members do at this point? They can actually do a lot. If they would prefer to have directly elected directors then they can simply make a motion to change article 16 before the vote to adopt the bylaws takes place. If 2/3 of the members at the meeting support the motion then the article will have to be changed.

There are a few other issues which I believe the members should have an opportunity to discuss before adopting the bylaws. One is the description of the roles of all the directors. Currently only the functions of the five members of the executive committee are described in the bylaws. The other four are described as members at large. I believe that those four directors should also be specified just like in the original bylaws submitted in December 2008. As an example, the four directors could be:
  • director of youth football (tykes to pee-wee)
  • director of elite football (bantam to junior)
  • director of communications
  • director of operations
Another issue that should be carefully considered revolves around the lengths of the terms of office. The original bylaws recommended by the governance committee specified that the two year terms of the president, the secretary and the registrar would expire in odd years while those of the vice-president and the treasurer would expire in even years. The current version leaves this decision to the nine member board of directors to decide whose terms will expire in odd and even years.

Finally, the last issue that I think the members should discuss is article 1 of the bylaws which specifies that the headquarters of the association are located at the private address of the current president. The original bylaws simply proposed that the headquarters of the association should be written as being the town of St-Lazare. Why anyone's own private residential address should be enshrined in the bylaws of the association, especially since any subsequent changes would require a 2/3 vote by the members at a special assembly, is very questionable.
Très bientôt ça fera deux ans que le comité de gérance avait entamé son travail.

Qu'est-ce que c'est le comité de gérance? Il s'agit d'un groupe de personnes qu'ont avait sélectionnés au cours de l'assemblée générale annuelle de l'Association de Football de St-Lazare en mars 2008 pour préparer un plan qui permettrait d'assurer que l'association soit conforme avec les exigences légales concernant sa gérance. On peut trouver ces exigences dans la Loi sur les Compagnies du Québec, et en particulier la partie III de la Loi. L'ensemble de la loi se trouve ici et la confirmation que l'association est en effet sujet à  cette loi se trouve sur ce site. (Entrez 1149784093 pour le "Numero d'entreprise") 

Toutes les associations de sport amateur doivent être conforme à  la même loi. Le texte de la loi elle-même n'est pas très long ni complexe et ça prendrait pas beaucoup de temps de le lire de bout en bout. On peut même dire qu'elle est effectivement très intéressante. Toutefois, pour gagner du temps et pour vous faciliter la lecture, voici quelques-faits saillants les plus importants de la loi:   
  1. les associations sportives sans but lucratif sont des entités legales   
  2. les organismes sans but lucratif doit avoir un conseil d'administration de même façon que les corporations à  but lucratif   
  3. les administrateurs doivent être élus par les membres et leurs mandats ne peuvent pas durer plus que deux ans à  la fois (mais ils pouvent être réélus pour des mandats consécutifs)   
  4. ces entités peuvent avoir leur propre réglements tant qu'ils respectent les dispositions de la loi   
  5. au minimum, il doit y avoir une assemblée générale annuelle des membres et la date de l'assemblée doit être communiqués au plus tard 10 jours en avance par un avis publié dans un journal local   
  6. les membres ont le droit de demander qu'une assemblée générale extraordinaire soit convoquée pour des raisons précises telles que l'élection des administrateurs, des modifications aux réglements ou toute autre raison, si au moins 10% des membres l'appuient une telle démande   
  7. un compte rendu vérifié de l'état financier préparé pas plus que quatre mois en avance doit être présenté aux membres lors de l'AGA


Si vous regardez toutes les associations contre lequelles les Stallions jouent au cours de l'année, tels que les Lions de North Shore, les Patriotes de l'Ouest l'Ile-Perrot, les Barons de St-Bruno etc, vous remarquerez qu'elles sont toutes conformes à  ces exigences. L'Association de Football de St-Lazare est une des exceptions parce que depuis sa création en 2001 aucun de ses administrateurs n'avait été élus par les membres, par exemple.

Certaines personnes pourraient peut-être répondre: et alors? Alors ce n'est pas juste que les membres n'ont pas la voix dans les decisions qui sont prises ni dans la façon dans laquelle l'organisation est gérée. Winston Churchill l'avait bien exprimé quand il avait dit:

"Personne ne prétend que la démocratie est parfaite ou sage. En fait, on nous avait dit que la démocratie est le pire genre de gouvernement sauf pour toutes les autres genres qu'ont avait déjà  essayé de temps en temps."

Et on peut toujours ajouter à  la réponse que c'est la loi et personne n'est hors la loi.

Les personnes qui avaient accepté le défi d'ouvrir la voie à  l'association pour devenir plus transparente, responsable et démocratique étaient Cliff Wilson, Daniel McNeil, Guy Trudeau, Richard Babin, Hélène Clouette et moi-même. Ce groupe avait ensuite commencé à  élaborer un plan de transition pour l'association qui comprend des recommandations sur les mesures à  prendre et comment les mettre en Å“uvre. Ils avaient commencé en analysant d'autres organisations et en utilisant leurs structures et leurs réglements comme un point de départ. Voici un bref aperçu du travail que le groupe avait accomplit:    

  • Mars 2008: le comité de gérance a été convoquée lors de l'AGA    
  • Avril à  Août 2008: le groupe avait tenu plusieurs reunions et il avait commencé à  élaborer de règlements spécifiques pour l'Association de Football de St-Lazare    
  • Septembre à  Novembre 2008: le comité de gérance avait fait une pause dans son travail en raison de la saison de football et la difficulté de trouver suffisamment de temps libre pour les réunions    
  • Décembre 2008: le comité a soumis son rapport ainsi qu'une version initiale des réglements aux dirigeants de l'association   
  • Janvier 2009: le comité a rencontré tous les dirigeants pour clarifier et d'expliquer de nombreuses questions à  propos de son travail. 
  • Mars 2009: lors de l'AGA les dirigeants s'engagent à  examiner le plan proposé par le comité et les réglements et d'obtenir une opinion juridique au plus tard au mois de mai, avant de mettre en Å“uvre les changements nécessaires    
  • Avril à  Juillet 2009: il n'y a pas de nouvelles de l'exécutif sur les engagements qu'ils ont pris lors de l'AGA de mars    
  • Août 2009: finalement, les l'exécutifs répondent avec des commentaires sur les règlements proposés    
  • Septembre 2009: le comité travaille à  modifier les règlements en conformité avec les commentaires reçus et et il envoie la nouvelle version aux exécutif pour l'approbation finale    
  • Octobre 2009: les dirigeants indiquent qu'ils ont besoin de plus de temps pour obtenir l'opinion d'un avocat    
  • Novembre 2009: les dirigeants indiquent qu'ils vont rencontrer un avocat pendant la semaine du 16 Novembre    
  • Décembre 2009: les dirigeants indiquent qu'ils préparent leur réponse    
  • Février 2010: une autre réunion entre les dirigeants de l'association, le président du comité de gérance et l'avocat. Une toute nouelle version des règlements est rédigée et transmise au comité de gérance pour une dernière revision avant d'être présentée aux membres lors de la prochaine AGA.

À ce point, il semble que tout ce qui est nécessaire à  rendre l'Association de Football de St-Lazare une organisation démocratique, ouverte, transparente et responsable sera en place pour l'AGA. On nous avait promis que l'ordre du jour de l'AGA et les réglements seront affichés bientôt sur le site web des Stallions. Plus encore, l'avis de convocation de la date de l'assemblée générale devrait être publié dans un journal local.

J'espère que ces signes positifs encourageront tous les membres à  assister à  l'AGA et à  participer à  ce processus très important. Vous allez enfin avoir une opportunité de faire une différence avec votre voix et aider à  définir l'orientation future de l'association.
Very soon it will be two years since the governance committee started its work.

What is the governance committee? It is a group of people who were selected at the Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association in March 2008 to prepare a plan that would ensure that the association complies with legal requirements regarding how it is governed. These legal requirements are contained in the Quebec Companies Act, and in particular Part III of the act. The entire contents of this law can be found here.  The confirmation that the association is in fact regulated by this act can be found on this website. (Enter 1149784093 for "Numero d'entreprise")

All amateur sports associations are subject to the same law. The law itself is not very long nor complex and reading it from beginning to end does not take much time. It is actually quite interesting. However, to save you the time and the trouble of going through it, here are some of the most important aspects of the law:
  1. non-profit sports associations are legal entities
  2. just like for-profit corporations, the non-profit entities must have a board of directors
  3. the directors must be elected by the members and they can not hold office for more than two years at a time (although they are allowed to be re-elected for consecutive terms)
  4. these entities can be governed by their own set of bylaws as long as they respect the provisions of the law
  5. at a minimum, there must be an annual general meeting of the members and the date of the meeting must be communicated no later than 10 days in advance through an notice placed in a local newspaper
  6. members have the right to request special general meetings to be convened for specific reasons such as election of directors, changes to the bylaws or any other reason as long as at least 10% of the members support such a meeting
  7. an audited financial statement not older than four months must be presented to the members at the AGM
If you look at almost any association against which the Stallions play during the year, such as the North Shore Lions, the Ile-Perrot Western Patriots, the St-Bruno Barons etc. you will notice that they all comply with these requirements. The St-Lazare Football Association is one of the exceptions in that since it was established in 2001 none of its directors have been elected by the members.

Some people may respond to that by asking: who cares? The answer to that is everyone who would like to have a say in how the organization is run and how decisions which affect them are made. As Winston Churchill once said:

"No one pretends that democracy is perfect or all-wise. Indeed, it has been said that democracy is the worst form of Government except all the other forms that have been tried from time to time."

And the other part of the answer is that it's the law and no one is above the law.

The persons who accepted the challenge of paving the path for the association to become more transparent, accountable and democratic included Cliff Wilson, Daniel McNeil, Guy Trudeau, Richard Babin, Hélène Clouette and myself. This group then began developing a transition plan for the association which included recommendations on which steps to take and to draft a set of bylaws to implement. They started by looking at other organizations and using their structure and bylaws as an initial model. Here is a brief outline of the work that the group has done:
  • March 2008: the governance committee was convened at the AGM
  • April to August 2008: the group met many times and started to write a set of bylaws that were most appropriate for the St-Lazare Football Association
  • September to November 2008: the governance committee took a break from its work because of the football playing season and the difficulties of finding enough spare time for meetings
  • December 2008: the committee submitted its report and the draft bylaws to the executives of the association
  • January 2009: the committee met with all the executives to clarify and explain many aspects of its work.
  • March 2009: at the AGM the executives commit to review the plan proposed by the committee and the draft bylaws and to get a legal opinion about the bylaws by May before implementing the necessary changes
  • April to July 2009: there is no news from the executives about any of the commitments they made during the March AGM
  • August 2009: the executives finally respond with their feedback on the proposed bylaws
  • September 2009: the committee works to modify the bylaws in accordance with the feedback that it received and sends the new version back to the executives for final review
  • October 2009: the executives indicate that they need more time to have the revised bylaws reviewed by a lawyer
  • November 2009: the executives indicate that they will meet with a lawyer the week of November 16
  • December 2009: the executives indicate that they are preparing their response
  • February 2010: another meeting between the association executives, the chair of the governance committee and the lawyer. A new set of bylaws is drafted and sent to the governance committee for final review before being presented to the members at the upcoming AGM

At this point it looks like everything will be in place during the AGM that is necessary to make the The St-Lazare Football Association a democratically run, open, transparent and accountable organization. The draft bylaws and the agenda for the AGM should be posted soon on the Stallions website. In addition, the required notice of the date of the AGM should be published in a local newspaper.

I hope that these positive signs will encourage all the members to attend the AGM and to participate in this very important process. You will finally have an opportunity to make a difference with your vote and help decide the future direction for the association.

Bilan de l'AGA - les finances en trés bon état

Le jeudi, 12 mars 2009 l'Association de Football de St-Lazare avait tenu son Assemblée Générale Annuelle au Centre Communautaire de St-Lazare. Une trentaine de personnes y avaient assisté dont la majorité comprenait les directeurs de l'association, des entraîneurs, des gérants d'équipe de même que des bénévoles et des parents.

Aprés l'approbation de l'ordre du jour le président de l'asssociation Anson Wiliams avait présenté son bilan de la saison 2008. Il avait parlé de la reussite de deux nouveaux programmes établis au niveau titans et junior dans lesquels il y avait 60 et 45 joueurs participants respectivement. Il avait aussi noté d'autres événements importants tels que le championnat de la ligue LFRN gagné par l'équipe pee-wee AAA et le Jour Mega Day. En suite, il avait parlé des changements aux sélections des endroits des banquets de la fin de la saison à  cause des difficultés veçues l'année précédante au restaurant La Cage aux Sports, le rétard aux installation de l'éclairage sur le terrain #2 du Parc St-Robert et des améliorations à  la manutention de l'équipment. Il avait aussi éxprimé des rémerciements au commanditaire majeur de l'association la société BJAC qui appui beaucoup les Stallions.

Le vice-président de l'association John Spracklin quant à  lui avait aussi mentionné l'appui offert par tous les commanditaires majeurs dont Mega Brands, Eaves Multimedia et Hudson Gazette. En suite, il avait décrit les efforts au niveau de marketing et que l'association avait utilisé des depliants, de la publicité à  la radio et du marchandise promotionnel pour ces fins.

Gisèle Lalonde, qui est responable des inscriptions, avait fait savoir à  tout le monde qu'il y avait 296 joueurs et 65 entraîneurs inscrits pendant la saison 2008 à  tous les niveaux confondus sauf les juniors et qu'il y avait 60 joueurs et six entraîneurs au niveau junior même.

La trésorière Kim Jong avait alors devoilé deux bilans financiers - un qui s'appliquait uniquement à  l'équipe junior et l'autre pour toutes les autres équipes.
On peut les consulter ici ( 217 kB) pour l'équipe junior et ici ( 416 kB) pour toutes les autres équipes.
Dans tous les deux cas on peut remarquer de résultats semblables:
  • pour les juniors, malgré de dépenses importants pour l'achat d'equipment et de vêtements des joutes, ils avaient terminé la saison 2008 avec un surplus de $162 grâce à  un don trés généroux de Brian Landry
  • pour toutes les autres équipes ensemble, l'association avait cumulé un surplus de $33.912,04 ($8112,28 en 2007) à  cause de deux raisons spécifiques: plus que $25,000 additionnels générés par les frais d'inscription et $9,000 de plus venants des activités des lévées de fonds.
MarkGrogan, qui est le sécretaire de l'association, avait en suite offert son rapport dont les faits saillants étaient :
  • la necessité d'attirer et de retenir davantage des bénévoles pour partager la charge de travail;
  • le progrés accompli par le comité établi l'année précédante pour élaborer les réglements de l'association et pour mettre en place des procédures exigés par la loi pour les élections des directeurs. Il avait exprimé son engagement d'implementer les réglements dans quelques mois;
  • les cours de perfectionnement pour les entraîneurs;
  • la sélection de Chuck Brossard et de Benoît Drouin pour les nouveaux postes de directeurs des entraîneurs pour les niveaux mineurs (titans à  pee-wee) et les niveaux élites (bantam à  junior)
Anson Williams avait alors parlé de la condition des terrains de pratiques et de joutes et de la resistance de la ville de St-Lazare d'installer de la surface synthetique.

On avait terminé la reunion avec une séance de questions. Parmi les sujets que l'on avait traité on y trouvait les suivants:
  • comment l'association traite-elle les cas des joueurs qui ont des difficultés à  payer les frais d'inscription? Kim Jong avait confirmé qu'il suffit que les joueurs qui se trouvent dans une telle situation contactaient quelqu'une de l'association pour trouver une solution;
  • Gérard avait annoncé qu'il avait demmissionné son poste du gérant de la cantine;
  • questions à  propos des politiques de la sélection des joueurs gagnants de prix méritas de chaque équipe et qu'il fallait qu'elles soient uniformes et consistentes.

Strong financial health revealed at the AGM

On Thursday, March 12, 2009, the St-Lazare Stallions Football Association held its Annual General Meeting to wrap up the 2008 season.

There were about 30 people in attendance composed mostly of association executives, coaches, managers as well as volunteers and parents.

After approval of the agenda and the minutes of the 2007 season AGM, the president of the association Anson Williams presented his report.

First, he talked about the success of the two new programs which were started in 2008 at the tykes (ages 5-7) and junior (ages 18-22) levels where there were 60 and 45 players respectively. He also noted some specific accomplishments such as the NSFL championship won by the pee-wee AAA team and the Mega Day. He then talked about the changes in the banquet locations due to constraints at the Cage aux Sports restaurant, delays with the lighting system on the second field at Parc St-Robert and improvements in equipment storage. He also expressed his gratitude to BJAC for supporting the Stallions as a major sponsor.

Vice-president John Spracklin, in his own report, also mentioned the major sponsors such as Mega Brands, Eaves Multimedia and the Hudson Gazette. In addition, he described the marketing efforts that were made through pamphlets, radio sds and merchandise.

Gisèle Lalonde then provided information about 2008 registrations which showed 296 players and 65 coaches registered at the levels below junior (tykes to midget, 12 teams) plus 60 players and six coaches at the junior level.

After that, the treasurer Kim Jong presented two separate financial statements - one just for the junior program ( 217 kB) and another for all the other teams ( 416 kB).

Both statements showed that the association was in a very healthy financial condition:

  • at the junior level, despite large expenses for player equipment and game uniforms, the program had a $162 surplus. This was due in large part to a generous donation from Brian Landry
  • at the other levels, the association showed a surplus of $33,912.04 ($8112.28 in 2007) primarily due to over $25,000 increase in registration fees and $9,000 more in fundraising revenue

Kim finished her report by assuring everyone that all financial records were available for inspection.

The secretary of the association Mark Grogan then presented his report in which he talked about the problem register system that the association uses to keep track of all the major issues which require resolution, including:

  • the need to attract and retain more volunteers to share the workload
  • the progress made by the governance committee that was set up the year before to draft the bylaws of the association and set up the procedures for electing the association's directors as required by law. He made the committment that this would be implemented within a few months
  • coaching clinics which took place
  • selection of Chuck Brossard and Benoît Drouin as directors of coaching at the minor level (tykes to pee-wee) and the elite level (bantam to junior) respectively

Anson Williams then talked about the condition of the practice and playing fields and the city of St-Lazare's resistance to install a synthetic playing surface at the Westwood Jr. field.

The meeting finished with a round of questions from the floor. Some of the subjects that were discussed included:

  • how does the association deal with players who can't afford to pay the regisration fees. Kim Jong assured everyone that the association makes provisions for this and that all the players who are in such a situation need only to aporoach someone from the association to make the necessary arrangemens
  • Gérard announced that he was stepping down as the canteen manager
  • establishing a uniform and consistent policy on player recognition and MVP selection

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