Il y a une semaine, le mardi 15 avril à 19 h 10, j'ai passé par la salle St-Charles au Centre communautaire de St-Lazare pour voir ce qui se passait à l'assemblée générale annuelle de l'Association St-Lazare Football. Ce que j'ai y constaté était très décevant, car encore moins de gens que l'année dernière ont assisté à la réunion. L'année précédente six administrateurs ont été présents, mais cette fois il n'y avait que quatre : Anson Williams, Kim Jong, John Spracklin et Cliff Wilson. Devant à eux, il n'y avait que six personnes représentant le reste des membres de l'association. Une fois de plus, la présence à l'assemblée générale n'était pas suffisante pour avoir un quorum. La question la plus importante est comment les directeurs de l'association vont réagir cette année face à cette situation parce que l'année dernière, ils l'ont simplement laissé tomber et ils ont continué comme si une AGA valide avait pris place. Je soupçonne fortement que le caractère agressif de l'annonce de l'AGA que l'association utilise depuis les trois dernières années, à l'aide de grandes lettres en gras qui déclarent que les « Membres seulement » sont les bienvenus, se retourne contre lui et qu'il décourage les gens qui voudraient participer d'y assister. Cette approche est en grand contraste par rapport à d'autres associations, comme les Spartans de St-Laurent, par exemple, qui ont indiqué dans leur propre annonce AGA que « Les membres de la communauté des Spartans sont tous invités ( Bénévoles / Parents / Anciens / Supporters... ) ». |
A week ago, on Tuesday, April 15 at 7:10 pm I went to the St-Charles room at the St-Lazare Community Center to see what was happening at the Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association. What I saw was very disappointing because even fewer people than last year were participating in the meeting. Unlike a year ago, when there were at least six directors present, this time there were only four: Anson Williams, Kim Jong, John Spracklin and Cliff Wilson. Facing them, there were only six persons representing the rest of the membership. Once again, the AGM did not have a quorum. It will be very important to see how the association will deal with this situation this year because last year they simply ignored it and carried on as if they had a valid AGM. I strongly suspect that the aggressive wording that the association has been using for the past three years in the AGM announcement, using big, bold letters to declare that "Members only" are welcome, is backfiring against it and that it's discouraging people who would like to participate from attending. This is in stark contrast to other associations, such as the St-Laurent Spartans, for example, who indicated in their own AGM announcement that "All in the Spartans community are welcome (Volunteers/Parents/Alumni/Supporters...)". |
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Rappel : la prochaine Assemblée Générale Annuelle de l'Association de Football de St-Lazare aura lieu le mardi, 19 février au Centre Communcautaire de St-Lazare à 19 heures. Un avis de convocation de l'AGA a été publié dans l'edition de 6 février, 2013 du journal Hudson/St-Lazare Gazette, maintenant connu sous le nom de Gazette Vaudreuil-Soulanges, mais, malheuresement, jusqu'au 18 février rien n'a été affiché sur le site web de l'association ni sur sa page Facebook. 2013-02-21 mis-à -jour : Tout comme l'année dernière, j'ai tenté d'assister à l'AGA et tout comme l'année dernière les administrateurs de l'association m'avaient demandé de quitter le lieu. Cependant, je ne m'attendais à rien de moins et je me suis préparé avec une copie imprimée des règlements de l'association que je connais très bien parce que je faisais partie du groupe de personnes qui les ont rédigés. Je n'étais pas là pour créer une confrontation, mais de faire le point que l'association, comme toute autre entité légale, doit agir conformément à toutes les lois et les règlements applicables, en particulier ses propres règlements. Les administrateurs m'avaient déjà fait comprendre qu'ils s'opposent à mon implication dans l'association à cause de mes demandes en matière de transparence, de responsabilité et d'une organisation ouverte ne sont pas les bienvenues. Mais, je l'ai tiré l'attention à l'article 6 des règlements qui définit clairement la procédure de révocation de l'appartenance d'une personne. On ne m'avait jamais donné de l'évidence qu'une telle procédure a été prise contre moi, même si l'on prend en considération la lettre de l'avocat que l'on m'avait envoyée en 2011. Si jamais une telle procédure est effectuée, je vais bien sûr profiter du recours auquel les membres ont le droit et je vais faire l'appel à l'assemblée générale. À même temps, j'ai mentionné en des termes très clairs, en faisant référence à l'article 9 des règlements de l'association, que la réunion n'a pas du quorum et donc qu'elle n'était pas qualifié à entreprendre des activités officielles telles que l'adoption du procès-verbal de l'AGA de l'année dernière, du bilan financier, ni de l'élection des administrateurs. L'article 9 définit clairement que pour qu'une assemblée générale ait un quorum, au moins 2/3 des administrateurs et au moins 10 membres votants doivent être présents. Malheureusement, alors qu'il y avait suffisamment d'administration (six d'entre eux étaient présents) il n'y avait que 5 personnes autres que les administrateurs. Cela signifie que les membres doivent bientôt s'attendre à la publication d'un nouvel avis public pour la tenue d'une autre AGA, car la date limite est la fin du mois de mars. Ces événements, ainsi que les événements et les expériences des deux dernières années, m'avaient clairement démontré que je dois être plus visible et plus actif. Je dois convaincre les autres membres qu'eux-mêmes doivent être impliqués davantage dans le fonctionnement de l'association et qu'ils ont le pouvoir d'effectuer des changements positifs. La prochaine AGA sera un bon départ. |
Reminder: the next Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association will take place on Tuesday, February 19 at the St-Lazare Community Center starting at 7 pm. There was an announcement about the AGM in the February 6, 2013 edition of the Hudson/St-Lazare Gazette, now known as the Gazette Vaudreuil-Soulanges, but unfortunately, as of February 18, nothing was posted on the association's web site nor their Facebook page. 2013-02-21 update: Just like last year I attempted to attend the AGM and just like last year the association's directors demanded that I leave. However, I fully expected nothing less and I came prepared with a copy of the association's own by-laws that I know very well because I was part of the group of people who drafted them. I was not there to create a confrontation but to make the point that the association, like any other legal entity, must act according to all applicable laws and regulations, especially its own by-laws. It has been made very clear to me that the directors oppose my involvement in the association because my demands for transparency, openness and accountability are not welcome. But, I pointed to article 6 of the bylaws which clearly define the procedure for revoking a person's membership. No evidence of any such proceedings has ever been presented to me, even if one takes into consideration the lawyer's letter with which I was served in 2011. If any such proceeding are ever undertaken I will of course take advantage of the recourse to which members are entitled and appeal any actions to the general assembly. At the same time I pointed out in very clear terms, making reference to article 9 of the association's by-laws, that the meeting did not have a quorum and therefore was not qualified to conduct any official business such as adoption of the minutes of last year's AGM or any financial statements nor any election of directors. Article 9 clearly defines that in order for the AGM to have a quorum there must be present at least 2/3 of the directors AND at least 10 voting members. Unfortunately, while there were enough directors (six were present) there were only 5 persons other than the directors who were in attendance. This means that members should expect a public notice for another AGM to be posted shortly because the deadline is the end of the month of March. These events, as well as the events and experiences of the past two years, have made it clear to me that I need to be more vocal and more active. I need to convince other members that they must be more involved in the running of the association and that they have the power to bring about positive changes. The upcoming AGM will be a good start. |
Quand je suis arrivé chez moi aujourd'hui j'ai trouvé une lettre des avoacats qui representent l'Association de Football de St-Lazare dans laquelle on me demande d'arrêter d'ecrire de reportages sur ses activitées de même que celles de ses équipes et, en plus, ils me demandent d'enlever ce site web. Bien sur, je devrai répondre d'une manière appropriée et je devrai consulter un avocat pour s'assurer de prendre des actions les plus prudentes mais j'ai aucune intention d'arrêter d'ecrire sur tout ce qui se passe à propos de football dans la région de St-Lazare. Cependant, une action définitive que j'ai dejà pris c'était d'ajouter de clarifications additionnelles dans les messages d'acceuil pour ne laisser aucune doute que les sites web que je maintiens ne sont pas liés à n'importe quelle équipe ou organisation que ce soit. J'avait dejà fait des démarches dans ce sens quand j'avais démmissionné il y a deux ans. Dans le but de rappeler aux directeurs de l'association quelques faits, j'ai affiché certaines parties importantes de mon courriel dans lequel j'avais annoncé ma demmission. 2011-05-31 mis-à -jour: pour eviter toute possibilité de confusion ainsi que pour démontrer ma bonne foie j'ai promis à l'Association de Football de St-Lazare que je changerai le nom du site web Twitter et du site mobile Tagtag que je utilise conjointement avec ce site ici. Alors, dés le 1 juin, le site Twitter que je vais utiliser pour envoyer des nouvelles immédiates portera le nom www.twitter.com/SLFNupdates lorsque le nom du site mobile sera changé à www.tagtag.com/SLFNmobile. |
When I arrived home today I found a letter from lawyers representing the St-Lazare Football Association demanding that I cease reporting about its activities or those of its football teams, among many other demands including that I take down this web site. Of course, I will need to reply so I will have to consult with a lawyer and see what is the best course of action but I have no intention to stop writing about football in the St-Lazare area. One action that I have taken already, however, is to add some additional wording to the the banner messages to make sure that there is no doubt that none of the web sites that I maintain are in any way associated with any specific team or organization. I made sure of that more than two years ago when I had sent in my resignation letter. As a reminder to the association executives, I have posted some of the most important parts of it below. 2011-05-31 update: in order to avoid any possibility of confusion and to show my good faith I have promised to the St-Lazare Football Association that I would change the names of the Twitter and Tagtag mobile web sites that I use in conjunction with this one. As of June 1, the Twitter account that I will use for live updates will be www.twitter.com/SLFNupdates while the mobile web site's name will be changed to www.tagtag.com/SLFNmobile. |
From: |
Zbig Jasiukajc (*@*) |
Sent: |
March 13, 2009 9:01:26 AM |
To: |
John Spracklin (*@*); Pat Grogan (*@*); Gisèle Lalonde (*@*); Kim Jong (*@*); Anson Williams (*@*) |
Cc: |
Cliff Wilson (*@*); Allan Williams (*@*); Chris Romer (*@*) |
Hello everyone,
It is never a good time for this sort of things but right now may be the least bad so here it is.
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This means that I will no longer be the news editor for The Stable (or whatever becomes its successor) nor will I be able to continue as the statistician nor the 'water manager' for the junior team.
...and I will continue to participate in the work of the governance committee. If there is just one legacy that I would like to leave behind it is that I was part of the group that brought accountability to the association.
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PS. Please let me know how you want to handle some specific resources that I had initiated and which I continued to maintain. Specifically, I would like to ask you whether you wish to continue to use the Twitter account and the tagtag.com/stallions-e (as well as tagtag.com/stallions-f and tagtag.com/stallions-test) mobile websites.
If you do then please let me know who will take over the maintenance and I will reconfigure the account accordingly. If not, then I will keep them for personal use although I will make some changes to ensure that people are aware that they are not associated with the Stallions.
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Le mardi, 8 mars 2011, au Centre Communautaire de St-Lazare, l'Association de Football de St-Lazare a tenu son assemblée générale annuelle pour la saison 2010. Huit de ses neuf administrateurs ont assisté à la réunion (Gisèle Lalonde avait démissionné en décembre 2010) ainsi que 20 personnes qui représentaient pour la plupart les entraîneurs des équipes et les gérants. Paul Carzoli a été choisi par les administrateurs pour présider la réunion et il avait fait savoir à tous qu'il n'était pas payé pour ce service. Après avoir accepté des modifications à l'ordre du jour proposé, l'assemblée a ensuite adopté le procès-verbal de l'AGA de la saison 2009. Rapport du président Le président de l'association Anson Williams avait ensuite déclaré que pendant la saison 2010, l'association n'a reçu aucune correspondance digne de mention, puis il a offert son rapport sur la dernière saison. Il a déclaré que c'était une très bonne année grâce à un grand nombre de joueurs, y compris ceux qui faisaient partie du programme junior, que l'événement Jour Mega était une belle réussite à laquelle avait assisté la députée locale Lucie Charlebois. Il a également mentionné que l'association attend des fonds du gouvernement, qu'on avait acheté des nouveaux chandails de joutes pour l'équipe bantam ainsi que des survêtements commémoratifs pour tous les entraîneurs et les gérants à cause de la 10-ème saison. Il a terminé son rapport en indiquant que de bonnes choses se sont passées en 2010 et qu'il a hâte pour la saison 2011. Rapport du vice-président Chuck Brossard, dans son rapport comme vice-président, a parlé du comité de sélection des entraîneurs qui a été créé et que plusieurs comités encore sont prévu. Il a également informé les personnes dans la salle que Dana Leboeuf a démissionné de son poste de gérante de l'équipement et que l'association a besoin de beaucoup d'aide. Il a parlé des difficultés vécues par l'association l'an dernier quant à la disponibilité des terrains de pratiques et que des négociations sont en cours avec le service des loisirs de la ville. Il a conclu en disant qu'il y a assez d'équipement pour tous les joueurs, que l'association a reçu un prix de la ville de St-Lazare pour être la meilleure association amateur au cours de l'année dernière et qu'il y a encore des choses à améliorer. Rapport du registraire Pour le rapport du registraire, à la place de Gisèle Lalonde, qui a démissionné à la fin de 2010, Kim Jong a présenté un bref rapport indiquant qu'il y avait 398 joueurs et 86 entraîneurs inscrits au cours de la saison 2010. Rapport de la trésorière Elle a ensuite continué son discours avec le rapport sur les états financiers de la saison 2010 dont des copies imprimées avaient été distribuées à tout le monde avant la réunion. Elle a expliqué que l'état financier a été préparé par Sylvain Riel qui est un expert-comptable, mais qu'il ne s'agissait pas d'un état vérifié, le fait que les notes explicatives indiquent clairement. Au lieu de cela, les opérations financières au cours de la saison 2010 ont été examinées seulement. J'ai demandé à un expert-comptable que ce que ça vaut dire quand les données financières sont examinées et il a expliqué que ça signifie que les montants de l'exercice en cours (dans ce cas ici c'est la saison 2010) sont comparés aux montants correspondants de l'année précédente. Chaque fois que l'on constate des différences significatives, le comptable demande aux administrateurs les raisons pour ces différences. Un très bon exemple de ceci est l'élément qui s'appelle « Fournitures, formation, vêtements -- .. Entraineurs ». Au cours de l'année 2009, le montant dépensé était 2833 $ par rapport à 2010 quand il était 17217 $. Kim a expliqué que cela était dû à des dépenses engagées pour acheter des survêtements et des autres articles liés à la célébration de la 10-ème saison des Stallions. Il est important à noter, cependant, que le comptable ne conteste pas les montants de l'année précédente qui sont utilisés comme une référence. Quels qu'ils soient, ils ne sont utilisés qu'à des fins comparatives. Plusieurs personnes ont posé des questions sur les états financiers, y compris moi-même. La première question posée était la raison pour laquelle le rapport a été présenté dans un format différent de celui de l'année 2009, qui lui-même était différent du rapport de l'année 2008, qui avait rendu très difficile la tâche de comparaison. Certaines différences sont mineures et facilement compréhensibles, par exemple l'indication des dépenses en deux catégories : « Cantine » et « Événements Spéciaux » en 2010 par par rapport à une seule catégorie qui s'appelait « Levée de Fonds » au cours de la saison 2009. D'ailleurs, d'autres différences sont tout à fait significatives. Par exemple, en 2009, toutes les dépenses ont été regroupées en 10 catégories différentes, mais en 2010 il y a 21 différentes catégories de dépenses (en 2008 il y avait 19 catégories majeures de dépenses et des dizaines de catégories mineurs). Kim a expliqué que la raison pour les différences était le fait que le logiciel utilisé par le comptable qui a préparé la déclaration est différent du sien. Elle a également fourni des commentaires additionnels sur le rapport financier tels que les résultats décevants de l'événement de levée de fonds Freddie James qui avait eu lieu au Bar Chez Maurice en mai 2010, les dépenses lourdes subites pour les articles commémoratifs de la 10-ème saison et le coût de l'étude sur l'installation de gazon artificiel à l'école Westwood Jr. Plusieurs personnes avaient posé des questions à propos des parties différentes du rapport financier et le fait qu'il ne s'agissait pas d'un état vérifié. J'ai présenté une motion pour demander que tous les rapports financiers à l'avenir soient vérifiés, mais les administrateurs ne voulaient pas l'accepter au debut parce qu'ils avez déclaré que seulement les membres pouvent faire une telle motion et que j'en n'étais pas un. (Je devais leur rappeler qu'en fait je suis un membre car je suis encore un membre du comité de gouvernance), Mais, personne ne voulait appuyer ma motion et elle n'a même pas été votée. (red.: selon le comptable agré avec lequel j'avait parlé, un état financier verifié aurait couté entre trois et quatre mille dollars) Cependant, j'ai posé deux questions précises sur les différences entre les résultats présentés lors de l'AGA de 2010 et de l'AGA de cette année. Les questions étaient les suivantes: (veuillez noter que les questions et les réponses étaient éxprimées en anglais. La traduction que j'offre ci-dessous sert uniquement à donner le sentiment général de la conversation et que la version anglaise doit prévaloir si jamais on perçoit de différences entre les deux.) |
On Tuesday, March 8, 2001, at the St-Lazare Community Center, the St-Lazare Football Association held its Annual General Meeting for the 2010 season. Eight of its nine directors attended the meeting (Gisèle Lalonde resigned last December) as well as 20 persons comprised mainly of team coaches and managers. Paul Carzoli was selected by the directors to chair the meeting and he made sure to let everyone know that he was not being paid for this service. After agreeing to make changes to the proposed agenda, the assembly then adopted the minutes of the 2009 season AGM. President's report After that, the association president Anson Williams stated that during the 2010 season the association did not receive any correspondence worth mentioning and then delivered his report about the past season. He declared that it was a very successful year thanks to a large number of players, including those who were part of the junior program, that there was another successful Mega Day event which was attended by local MNA Lucie Charlebois. He also mentioned that the association is expecting some funds from the government, that new game jerseys were bought for the bantam team and that 10-th season commemorative track suits were purchased for all the coaches and managers. He ended his report by stating that great things happened in 2010 and that he's looking forward to 2011. Vice-president's report Chuck Brossard, in his vice-president report, talked about the coach selection committee that was created and that several other committees were planned. He also informed the people in attendance that Dana Leboeuf stepped down from her position as equipment manager and that the association needs a lot of help. He talked about the difficulties the association had last year with the availability of practice fields and that he is negotiating additional practice times with the town's recreation department. He concluded by stating that there is enough equipment for all the players, that the association received an award from the Town of St-Lazare for being the best amateur association during that year and that there is still room for improvement. Registrar's report For the registrar's report, in place of Gisèle Lalonde who resigned at the end of 2010, Kim Jong provided a brief report stating that there were 398 players and 86 coaches registered during the 2010 season. Treasurer's report She then continued with her report on the financial statement for the 2010 season which was distributed to everyone prior to the meeting. She explained that it was prepared by Sylvain Riel who is a local chartered accountant but that it was not an audited statement as the covering letter clearly indicates. Instead, the financial operations during the 2010 season were only examined. I asked a chartered accountant what it means when the financial figures are examined and he explained that it means that the amounts from the current financial year (in this case 2010) are compared to the corresponding amounts in the previous year. Whenever significant differences are noticed the accountant then asks the administrator about the reasons for these differences. One very good example of this is the item called "Fournitures, formation, vetements - Entraineurs'. In 2009, the amount spent was $2833 whereas in 2010 it was $17217. Kim explained that this was due to the expenses incurred to buy track suits and other items related to the celebration of the year 2010 being the Stallions' 10-th season. It is important to note, however, that the accountant does not question the amounts from the previous year which are used as the reference. Whatever they are, they are only used for comparative purposes. Several persons asked questions about the financial statement including myself. The first question asked was why the report was in a different format than the 2009 report, which itself was different from the 2008 report, which made it difficult to make meaningful comparisons. Some difference are small and can be easily understood such as showing revenues in two categories: Cantine and Evenements Speciaux in 2010 as opposed to lumping everything into one category called Lévée de Fonds as it was done in 2009. Others are quite significant. For example, in 2009 all expenses were grouped into 10 different categories but in 2010 there are 21 different categories of expenses (in 2008 there were 19 major expense categories and several dozen minor ones). Kim explained that this was due to the fact that the accountant which prepared the statement uses different software than she does. Kim also provided some comments about the financial report such as the disappointing results of the Freddie James fund raising event that took place at Bar Chez Maurice in May 2010, the heavy expenses incurred to for items to commemorate the 10-th season and the cost of the study on installing artificial turf at Westwood Jr. H.S. Several people questioned different parts of the financial report and the fact that it was not an audited statement. I made a motion to request that all financial reports in the future should be audited but after the directors questioned if I was allowed to make such a motion, doubting whether I qualified as a member (which I am and I had to remind them that I am still a member of the governance committee), no other member in attendance seconded the motion and so it was not even voted on. (ed.: according to the chartered accountant with whom I spoke, an audited statement would cost between three and four thousand dollars) I did, however, ask two specific question about the differences between the results presented at the AGM in 2010 and this year's AGM. The questions were: (note: the questions and answers were exchanged in english) |
Zbig Jasiukajc: « Je vois des chiffres et je vois une grande différence et s'il y a une bonne explication je serai heureux de l'accepter et je vais arrêter de poser des questions » Au lieu de diriger la question à la trésorière, Paul Carzoli a pris sur lui de répondre ainsi: Paul Carzoli: « Je pense que l'explication a été donnée, les chiffres ont été présentés d'une façon l'année dernière, les chiffres sont désormais préparés par un comptable, on avait fait une réconciliation, vous avez ici un état financier qui contient une comparaison entre l'année précédente et cette année de sorte que vous êtes capable de faire une comparaison. Si l'état financier était préparé avec précision et conformément aux normes de comptabilité dans le passé c'est discutable, mais maintenant il a une réconciliation et vous avez deux ans qui sont sur le rapport de sorte que vous êtes en mesure de le suivre ». Après une vive discussion entre plusieurs membres sur la nécessité de remettre en question les résultats financiers et sur le choix de système de comptabilité utilisé par l'association, pendant laquelle certains membres faisaient valoir que les écarts s'expliquaient par le fait que l'année dernière l'association avait changé son système de comptabilité et qu'elle avait utilisé le système en partie double au lieu d'un système simple (ce qui n'était pas le cas selon la déclaration faite par la trésorière l'année dernière) et qu'elle utilisé de nouveau le système simple de trésorerie cette année, j'ai posé encore quelques questions pour clarifier des choses : ZJ: « On a ici un système de trésorerie simple oû l'argent entre et l'argent sort. Vous avez préparé ces chiffres qui ont été adoptés, ils ont été approuvés par tous les membres l'an dernier et c'est vos chiffres, pas les miens, pas d'un comptable, mais vos propres données basées sur les livres que vous avez, toutes les recettes et toutes les dépenses que vous avez fait, vous avez regardé toutes ces choses, vous avez préparé cela, et vous avez dit qu'à la fin de l'an 2009 il y avait un revenu net de 62 000 dollars . Il n'y a aucune trace de ces 62 000 dollars sur cette déclaration. Entre 62 000 et 30 000, il y a une grande différence. Y a-t-il une bonne explication pour cela? » Une fois encore Paul Carzoli avait intervenu personnellement au lieu de diriger la question à la trésorière et il avait répondu ainsi : P.C.: « L'explication a été donnée... » Z.J.: « C'est quoi alors? » P.C.: « L'explication a été donnée, les déclarations ont été données à un comptable, on a un état financier qui a été rédigé, OK, qui est complet aujourd'hui, qui n'est pas un avis au lecteur, qui est un à un niveau plus haut. Il y a trois genres de rapports. Un avis au lecteur dans lequel le comptable n'exprime pas d'opinion quelconque, d'accord? Ceci n'est pas un état vérifié, mais c'est presque comme un état vérifié. C'est ce qu'on appel en français 'un rapport de mission d'examen' ou le comptable a fait certaines vérifications concernant les chiffres. Or, il a non seulement fait la vérification pour l'année 2009 et 2010 mais on a aussi l'année 2009 parce que les deux colonnes sont là , d'accord? Alors, il a réconcilié les chiffres, si vous avez une question plus particulière sur la façon dans laquelle il l'a fait, malheureusement, le comptable n'est pas ici, mais les gens de la comptabilité peuvent vous fournir les informations et nous vous donnerons la réponse. » |
Zbig Jasiukajc: "I see numbers and I see a big discrepancy and if there is a good explanation I'll gladly accept it and I will stop asking questions.." Instead of directing the question to the treasurer, Paul Carzoli took it upon himself to respond and he provided this answer: Paul Carzoli: "I think the explanation has been given, figures were presented one way last year, now figures are being done by an accountant, there has been a reconciliation that was done, you have a financial statement here that has a comparison from one year to this year so you're able to do a comparison. Whether it was done accurately and according to accounting standards in the past that's to be debatable but now it has been reconciled and you have two years that are on the report so you will be able to follow it". After a heated discussion between several members about the need to question the financial results and about what kind of accounting system was being used, with some members claiming that the discrepancies were due to the fact that last year the association changed from a cash system to an accrual system (which was not the case based on the treasurer's declaration last year) and back to a cash system again this year, I asked one more question to clear things up: Z.J.: "We're dealing with a simple cash system that money goes in, money goes out. You prepared these figures that were adopted, they were approved by all the members last year, and your figures, not mine, not an accountant's, your figures based on the books that you have, all the receipts and all the expenses that you made, you looked at all these things, you prepared this, and you state that at the end of 2009 there was a net income of 62 thousand dollars. There is no sign of this 62 thousand dollars on this statement. Between 62 thousand and 30 thousand there is a big difference. Is there a good explanation for it?" Once again Paul Carzoli intervened personally instead of directing the question to the treasurer and provided this reply: P.C.: "The explanation has been given..." Z.J.: "What is it?" P.C.: "The explanation has been given, the statements have been given to an accountant, there is a financial statement that has been reported, OK, that is complete today, that is not a notice to reader, that is one step up. There's three types of reports. Notice to reader whereby the accountant does not express any opinion whatsoever, all right? This is not an audited statement but it's almost like an audited statement. It's what we call in french "Rapport de mission d'examen" whereby the accountant has done certain verifications regarding the figures. Now, he hasn't only done the verification for the 2009 and 2010 year it also means there is 2009 year because both columns are there, all right? So, he reconciled figures, so if you have a more particular question regarding how did he do it, unfortunately the accountant is not here but the account people can supply you with the information and we'll give the answer to you." |
Après l'AGA, encouragé par la déclaration de Paul Carzoli que l'association fournirait des informations supplémentaires si on les demandait, j'avais posé aux directeurs de l'association les questions suivantes par courriel. Les voici :
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After the AGM, reassured by Paul Carzoli's statement that the association would provide additional information if it was requested, I had addressed the following additional questions to the directors of the association by e-mail. These questions were:
By the time this report was published,despite the public commitment to provide answers to specific questions, I had not received any reply from the directors. |
Plusieurs personnes ont continué à poser des questions sur le rapport financier, mais la discussion est close lorsque Alan MacFarlane a fait une motion pour l'adopter tel quel. La motion a été sécondée et elle a passé facilement. Pour moi, il était surprenant que les membres ne demandassent pas d'explications pour les différences manifestes ni pour l'impact qu'elles avaient sur tous les membres. Ils avaient une attitude qu'ils étaient d'accord qu'au cours des saisons précédentes on avait reçu des états financiers différents qui ont soulevé des questions, mais c'était correct parce qu'ils n'étaient pas préparés par un comptable. Mais, la déclaration 2010 elle a été préparée par un comptable alors on va l'utiliser comme le point de départ et on va s'assurer d'être plus vigilants dès maintenant. (red.: le procès-verbal de l'AGA qui avait lieu pendant le mois de mars 2010 montre clairement que l'association avait déjà fait un engagement d'utiliser un format consistent pour les états financiers il y a un an.) |
Several people continued to ask questions about the financial report but the discussion was closed when Alan MacFarlane made a motion to adopt it as is. The motion was seconded and it passed easily. To me, it was surprising that the members were not interested in getting any kind of explanations for the obvious discrepancies or for the way it affected all the members. The prevailing attitude was that people recognized that different financial statements were reported in previous years that raised questions but that they were not prepared by an accountant. But, the 2010 statement was prepared by an accountant so let's use that as the starting point and be more vigilant from now on. (ed.: the minutes of the AGM that took place in March 2010 clearly show that the association had already made a commitment that year to maintain a consistent format for its financial reports.) |
![]() Resultats de l'exercise financier 2010 2010 Financial statement (PDF, 706 kB) |
![]() Le texte explicatif Explanatory text (PDF, 1349 kB) |
Rapport du Secrétaire Derek Jones a parlé des six réunions que le comité exécutif a tenu en 2010 et que les procès verbaux de toutes ces réunions sont disponibles. Il a également parlé des discussions entre l'association et la ville de St-Lazare sur les installations qu'ils utilisent, qu'ils considérent que le chalet n'étant pas idéal pour leurs besoins, mais qu'il s'agissait d'une amélioration par rapport à la remorque et les tentes qu'ils utilisaient auparavant. Il a également mentionné qu'il y avait des discussions avec la ville sur la réorientation du nouveau terrain de baseball au parc St-Robert et qu'un groupe de joueurs de l'association a l'intention cette année de participer au défilé de la fête de St-Patrick à Hudson. Élection des administrateurs Ensuite, l'élection des nouveaux administrateurs pour les quatre administrateurs dont le mandat a expiré cette année ainsi qu'un administrateur supplémentaire pour combler le poste laissé vacant par Gisèle Lalonde. Les quatre administrateurs sortants (Benoît Drouin, Derek Jones, Anson WIlliams et Cliff Wilson), ainsi que Jill Templeton ont été nommés par les autres administrateurs et en absence d'autres candidats en lice pour les cinq postes disponibles ils ont tous été élus par acclamation. D'autres rapports Ensuite, Cliff Wilson a parlé de la pénurie de personnes pour faire le travail nécessaire, des journaliers selon lui, les huit nouveaux comités permanents qui seront mis-en-place (le jour du match, communication, etc.) dont les raisons d'être seront bien énoncées. Enfin, il a fait un appel à tous les membres d'essayer de recruter des « bonnes » personnes pour aider à l'organisation. Benoit Drouin a ensuite parlé du comité des entraîneurs, dont il est membre, dont le but est d'augmenter la quantité et la qualité de l'ensemble d'entraîneurs. Il a également mentionné la réunion avec les entraîneurs et les gérants à la fin de l'année dernière pour évaluer la saison, la collection de livres qui sont disponibles dans la bibliothèque à propos d'entraîneurs, sur le système qui a été mis en Å“uvre pour évaluer les entraîneurs, le comité de sélection des entraîneurs-chefs, le fait que Kenny Mann n'est plus l'entraîneur-chef de l'équipe bantam, un cours de perfectionnement pour les entraîneurs et finalement un nouveau comité dont le but sera de recruter des entraîneurs, joueurs et bénévoles. La période des questions Une fois le rapport de Benoît terminé, les personnes présentes dans la salle ont pu poser des questions aux administrateurs. Au cours de cette partie de la réunion, Anson Williams a informé tout le monde que les associations de St-Lazare, Lakeshore, Île-Perrot et Île-Bizard se sont retirées de la Ligue de Football de la Rive-Nord et qu'elles ont établi une nouvelle ligue qui s'appellera Ligue de Football Mineur de l'Ouest. Elles souhaitent attirer certaines équipes de la LFRM, possiblement St-Laurent ou Châteauguay. Il semblait curieux que la raison donnée pour cette action fût le fait que la ligue LFRN n'avait pas ses propres règlements lorsque l'association de St-Lazare n'avait pas adopté ses propres règlements administratifs ni avoir élu les administrateurs qu'après neuf ans d'existence. Suite à une question sur l'évolution à la LFBQ il a indiqué qu'il ne pouvait fournir aucune information. Les autres questions posées par les membres avaient couvert plusieurs sujets, notamment :
La séance a été levée aux alentours de 21 heures. |
Secretary's report Derek Jones talked about the six meetings that the executive committee held in 2010 and that minutes of all these meetings were kept. He also talked about the discussions that they had with the town of St-Lazare regarding the facilities that they were using, that the chalet was considered not ideal for the purpose that they were using it but that it was an improvement compared to the trailer and tents that they used before. He also mentioned that they were talking with the town about re-purposing the new baseball field at Parc St-Robert and that a group of players from the association intends to take part in this year's St-Patrick's Day Parade in Hudson. Election of directors Next, the election of new directors for the four directors whose terms expired this year as well as one additional director to fill the vacancy left by Gisèle Lalonde. The four incumbent directors (Benoît Drouin, Derek Jones, Anson Williams and Cliff Wilson) as well as Jill Templeton were nominated by other directors and without any other candidates vying for the five positions they were all elected by acclamation. Other reports Cliff Wilson then spoke about the association not having enough people to do all the work, foot soldiers as he called them, that eight new standing committees were going to be created (game day, communications etc.) and each one was going to have a mission statement. Finally, he appealed to all the members to try to recruit "good" people to help the organization. Benoit Drouin then talked about the coaching committee, of which he is a member, whose goal is to increase the quantity and the quality of the coaching staff. He also mentioned the review meeting that was held with many coaches and managers at the end of last year, about many books about coaching that are available in the library, about the feedback system that was implemented to evaluate coaches, the head coach selection committee, about Kenny Mann not being the head coach of the bantam team anymore, a coaching clinic that is planned and about a new committee whose goal will be to recruit coaches, players and volunteers. Question period Once he finished then the people in attendance were able to address questions to the directors. During this part of the meeting, Anson Williams informed everyone that St-Lazare, Lakeshore, Île-Perrot and Île-Bizard were pulling out of the NSFL to form a new league that will be called Western Minor Football League. They are hoping to attract some teams from the MRFL, potentially St-Laurent or Chateauguay. It was ironic that he listed NSFL's lack of governing bylaws as one of the reasons for their decision to pull out when the St-Lazare association only implemented a set of bylaws and elected directors after nine years of existence. When asked about the developments at the QBFL he indicated that he could not provide any information. The questions from the floor covered several topics including:
The meeting was adjourned at around 9 pm. |
Rappel : l'AGA de l'Association de Football de St-Lazare
Reminder: St-Lazare Football Association AGM
L'Assemblée Générale Annuelle de l'Association de Football de St-Lazare aura lieu le mardi 8 mars, au Centre Communautaire de St-Lazare à partir de 19 heures. S. R. 1964, c. 271, a. 104. S. R. 1964, c. 271, a. 105; 1999, c. 40, a. 70. |
The St-Lazare Stallions Annual General Meeting is taking place this Tuesday, March 8, 2011 at the St-Lazare Community Center beginning at 7 pm. R. S. 1964, c. 271, s. 104. R. S. 1964, c. 271, s. 105; 1999, c. 40, s. 70. |
L'Association de Football de St-Lazare vient d'afficher les réglements qu'on va demander aux membres d'adopter à la prochaine AGA. Je leur félicite surtout dans le contexte des difficultés qu'ils auraient du veillir à cause du site web qui est «en construction». Je leur félicite aussi pour avoir assuré que les avis concernant l'assemblée générale, ainsi que l'ordre du jour proposé, avaient été publiés dans les journaux locaux français et anglais. C'est comme ça qu'on est supposé de le faire. à‡a c'est la bonne nouvelle. Cependant, il y a aussi de mauvaises nouvelles lesquelles, à mon avis, sont le contenu des réglements. Afin de vous aider à faire un choix bien fondé et à promouvoir un sain débat avant le vote décisif permettez-moi de vous offrir quelques opinions à propos de ces règlements. En fin compte, selon les idées de Joichi Ito que l'on peut trouver dans son document sur la Démocracie Émergente (n'est ce pas ce qui est l'Association de Football de St-Lazare?): "Une démocratie fonctionnelle est régie par la majorité tout en protégeant les droits des minorités. Pour atteindre cet équilibre, une démocratie répose sur un marché des idées (mon propre accent) lequel, à son tour, exige la liberté de parole et la capacité à critiquer le pouvoir sans crainte de représailles. Dans une démocratie représentative fonctionnelle le pouvoir doit aussi être distribué à travers plusieurs points de l'autorite afin d'avoir les moyens de contrôle et de contrepoids et de concilier des intérêts divergents. "Le point le plus important des réglements proposés, dont tous les membres devrait être clairement conscients selon moi, est que les membres n'auront toujours pas d'influences directs sur l'orientation de l'association ni sur les personnes qui vont la méner. Peut-être il n'est pas évident mais si vous lisez bien les règlements, et en particulier l'articles 16, vous vous rendrez compte que ce qu'on nous propose est de gérer l'association comme si elle était une commission scolaire. Autrement dit, lorsque les membres voteront pour élire les administrateurs, ils ne seront pas en mesure de choisir directement le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, etc. Ils ne pouront que choisir un groupe de neuf commissaires (directeurs), sans savoir quels seront leur reponsabilités. S'il y aura plus que neuf candidats pour les postes des administrateurs, les membres vont alors voter en ecrivant les noms des neuf candidats de leur choix sur un bulletin. Tous les bulletins de vote seront alors comptés et les neuf personnes qui auront reçu le plus grand nombres de votes seront les nouveaux administrateurs élus. Une fois ces neuf administrateurs nominatifs soient élus, ce seront eux qui vont decider au sein de leur propre groupe quelle personne aura quelle fonction. Ceci est spécifié dans le paragraphe suivant: Chaque année, immédiatement après l'AGA, les directeurs éliront au sein de leur groupe, les cinq (5) membres du Conseil exécutif.Ces règlements différent beaucoup des règlements que le comité de gérance avait présentée en unanimité aux administrateurs actuels en décembre 2008. Dans cette version là on avait precisé quel les neuf administrateurs devaient être élus directement par les membres. Les règlements que le comité avait recommandé à l'époque ont été rejetées par les dirigeants actuels qui souhaitent maintenir la structure existante de cinq dirigeants et qui voulaient que les quatre directeurs supplémentaires soient des consultants sans droit de vote choisis par eux memes. Le comité de gerance, afin de ne pas perdre trop de temps et d'assurer que les réglements soient prêts pour l'AGA les avait alors redigés selon les exigences exprimées par les directeurs. Pendant quelques mois, il semblait que les réglements modifiés seraient acceptés mais il y a quelques semaines une nouvelle version avait été présentée au comité de gérance avec très peu de temps pour permettre encore un discours. Malgré mon vote d'opposition, le commité avait voté 3-1 pour accepter cette dernière version. Qu'est ce que les membres pouvent-ils faire maintenant? En fait, ils peuvent en faire beaucoup. S'ils préférent elire directement les membres du conseil administratif il souffit simplement de faire une motion de vote visant à modifier l'article 16 avant l'adoption des réglements. Si 2 / 3 des membres la soutiendront, alors l'article devra être modifié. Je crois qu'il y a encore quelques autres points que les membres devraient pouvoir discuter avant d'adopter les règlements. Un d'eux est la description des rôles de tous les administrateurs. Or, seulement les fonctions des cinq membres du comité exécutif sont décrites dans les règlements. Les quatre autres sont présentés comme des membres en général. Je crois qu'on devrait également préciser les fonctions de ces quatre administrateurs, tout comme dans les règlements originaux présentée en décembre 2008. Par exemple, on pourrait décrire les fonctions de ces quatre directeurs comme suit:
Finalement, la dernière question que je pense que les membres devraient discuter est l'article 1 des réglements qui précise que le siège sociale de l'association est situés à la résidence privée du président actuel. Les réglements originaux avaient simplement précisé que le siège sociale de l'association se trouvait à St-Lazare. Je le trouve très doutable pourquoi on devrait introniser dans les réglements l'adresse résidentielle d'une personne privée, surtout si on considére que toute modification ultérieure exigerait un vote par les membres. |
The St-Lazare Football Association has posted the bylaws that the members will be asked to adopt at the upcoming AGM. I congratulate them for doing this considering how difficult this must have been since the site is 'under construction'. I also congratulate them on making sure that notices about the AGM, as well as the proposed meeting agenda, were published in time in both the french and english local newspapers. This is how things are supposed to be done. That's the good news. However, there is also some bad news which, in my humble opinion, is the contents of the bylaws which have been posted. In order to help you make an informed choice and in the spirit of promoting some healthy debate before the decisive vote takes place let me offer to you some opinions about these bylaws. After all, as Joichi Ito wrote in this paper about Emergent Democracy (isn't this what the Stallions Football Association really is?): "A functional democracy is governed by the majority while protecting the rights of minorities. To achieve this balance, a democracy relies on a competition of ideas (my emphasis), which, in turn, requires freedom of speech and the ability to criticize those in power without fear of retribution. In an effective representative democracy power must also be distributed to several points of authority to enable checks and balances and reconcile competing interests."The most important aspect of the proposed bylaws, which I think every member should be clearly aware of, is that they will still not give the members a direct say in how the association is run and who is leading it. It may not be obvious but if you read the bylaws carefully, and specifically articles 16, you will realize that what is being proposed is to run the association like a school board. In other words, when members will be voting to elect the directors they will not be able to choose their president, vice-president, secretary, treasurer, registrar etc. directly. They will only be able to choose a group of nine commissioners (directors) without knowing what their specific duties will be. If more than nine persons will be nominated as candidates for director positions then the vote will be done by having each member write the names of nine candidates of their choice on a ballot. All the ballots will then be counted and the nine persons who receive the most votes will be the elected directors. Once these nine generic directors are elected, only then will they internally decide which persons will fill which position from within their own group. This is specified in the following paragraph: Each year, immediately following the AGM, the directors will elect from within their group, the 5 members of the Executive committee.These bylaws are considerably different from the bylaws which the governance committee unanimously presented to the current directors in December 2008 because that version called for nine directors to be directly elected by the members. The bylaws which the committee recommended at that time were rejected by the current executives who wanted to maintain the existing structure of five executives and who wanted the additional four directors to be non-voting consultants that they would nominate. The governance committee, in order to save time and ensure that some version of bylaws would be ready for the AGM reworked the bylaws to align them with the structure that the executives proposed. For a couple of months it seemed that these modified bylaws would be accepted until a few weeks ago when the current version was presented to the governance committee with very little time left for any debate. The committee voted 3-1, mine being the opposing vote, to accept this version. What can the members do at this point? They can actually do a lot. If they would prefer to have directly elected directors then they can simply make a motion to change article 16 before the vote to adopt the bylaws takes place. If 2/3 of the members at the meeting support the motion then the article will have to be changed. There are a few other issues which I believe the members should have an opportunity to discuss before adopting the bylaws. One is the description of the roles of all the directors. Currently only the functions of the five members of the executive committee are described in the bylaws. The other four are described as members at large. I believe that those four directors should also be specified just like in the original bylaws submitted in December 2008. As an example, the four directors could be:
Finally, the last issue that I think the members should discuss is article 1 of the bylaws which specifies that the headquarters of the association are located at the private address of the current president. The original bylaws simply proposed that the headquarters of the association should be written as being the town of St-Lazare. Why anyone's own private residential address should be enshrined in the bylaws of the association, especially since any subsequent changes would require a 2/3 vote by the members at a special assembly, is very questionable. |
Très bientôt ça fera deux ans que le comité de gérance avait entamé son travail. Qu'est-ce que c'est le comité de gérance? Il s'agit d'un groupe de personnes qu'ont avait sélectionnés au cours de l'assemblée générale annuelle de l'Association de Football de St-Lazare en mars 2008 pour préparer un plan qui permettrait d'assurer que l'association soit conforme avec les exigences légales concernant sa gérance. On peut trouver ces exigences dans la Loi sur les Compagnies du Québec, et en particulier la partie III de la Loi. L'ensemble de la loi se trouve ici et la confirmation que l'association est en effet sujet à cette loi se trouve sur ce site. (Entrez 1149784093 pour le "Numero d'entreprise") Toutes les associations de sport amateur doivent être conforme à la même loi. Le texte de la loi elle-même n'est pas très long ni complexe et ça prendrait pas beaucoup de temps de le lire de bout en bout. On peut même dire qu'elle est effectivement très intéressante. Toutefois, pour gagner du temps et pour vous faciliter la lecture, voici quelques-faits saillants les plus importants de la loi:
Et on peut toujours ajouter à la réponse que c'est la loi et personne n'est hors la loi.
À ce point, il semble que tout ce qui est nécessaire à rendre l'Association de Football de St-Lazare une organisation démocratique, ouverte, transparente et responsable sera en place pour l'AGA. On nous avait promis que l'ordre du jour de l'AGA et les réglements seront affichés bientôt sur le site web des Stallions. Plus encore, l'avis de convocation de la date de l'assemblée générale devrait être publié dans un journal local. J'espère que ces signes positifs encourageront tous les membres à assister à l'AGA et à participer à ce processus très important. Vous allez enfin avoir une opportunité de faire une différence avec votre voix et aider à définir l'orientation future de l'association. |
Very soon it will be two years since the governance committee started its work. What is the governance committee? It is a group of people who were selected at the Annual General Meeting of the St-Lazare Football Association in March 2008 to prepare a plan that would ensure that the association complies with legal requirements regarding how it is governed. These legal requirements are contained in the Quebec Companies Act, and in particular Part III of the act. The entire contents of this law can be found here. The confirmation that the association is in fact regulated by this act can be found on this website. (Enter 1149784093 for "Numero d'entreprise") All amateur sports associations are subject to the same law. The law itself is not very long nor complex and reading it from beginning to end does not take much time. It is actually quite interesting. However, to save you the time and the trouble of going through it, here are some of the most important aspects of the law:
Some people may respond to that by asking: who cares? The answer to that is everyone who would like to have a say in how the organization is run and how decisions which affect them are made. As Winston Churchill once said: "No one pretends that democracy is perfect or all-wise. Indeed, it has been said that democracy is the worst form of Government except all the other forms that have been tried from time to time." And the other part of the answer is that it's the law and no one is above the law. The persons who accepted the challenge of paving the path for the association to become more transparent, accountable and democratic included Cliff Wilson, Daniel McNeil, Guy Trudeau, Richard Babin, Hélène Clouette and myself. This group then began developing a transition plan for the association which included recommendations on which steps to take and to draft a set of bylaws to implement. They started by looking at other organizations and using their structure and bylaws as an initial model. Here is a brief outline of the work that the group has done:
At this point it looks like everything will be in place during the AGM that is necessary to make the The St-Lazare Football Association a democratically run, open, transparent and accountable organization. The draft bylaws and the agenda for the AGM should be posted soon on the Stallions website. In addition, the required notice of the date of the AGM should be published in a local newspaper. I hope that these positive signs will encourage all the members to attend the AGM and to participate in this very important process. You will finally have an opportunity to make a difference with your vote and help decide the future direction for the association. |
Aprés l'approbation de l'ordre du jour le président de l'asssociation Anson Wiliams avait présenté son bilan de la saison 2008. Il avait parlé de la reussite de deux nouveaux programmes établis au niveau titans et junior dans lesquels il y avait 60 et 45 joueurs participants respectivement. Il avait aussi noté d'autres événements importants tels que le championnat de la ligue LFRN gagné par l'équipe pee-wee AAA et le Jour Mega Day. En suite, il avait parlé des changements aux sélections des endroits des banquets de la fin de la saison à cause des difficultés veçues l'année précédante au restaurant La Cage aux Sports, le rétard aux installation de l'éclairage sur le terrain #2 du Parc St-Robert et des améliorations à la manutention de l'équipment. Il avait aussi éxprimé des rémerciements au commanditaire majeur de l'association la société BJAC qui appui beaucoup les Stallions.
Le vice-président de l'association John Spracklin quant à lui avait aussi mentionné l'appui offert par tous les commanditaires majeurs dont Mega Brands, Eaves Multimedia et Hudson Gazette. En suite, il avait décrit les efforts au niveau de marketing et que l'association avait utilisé des depliants, de la publicité à la radio et du marchandise promotionnel pour ces fins.
Gisèle Lalonde, qui est responable des inscriptions, avait fait savoir à tout le monde qu'il y avait 296 joueurs et 65 entraîneurs inscrits pendant la saison 2008 à tous les niveaux confondus sauf les juniors et qu'il y avait 60 joueurs et six entraîneurs au niveau junior même.
La trésorière Kim Jong avait alors devoilé deux bilans financiers - un qui s'appliquait uniquement à l'équipe junior et l'autre pour toutes les autres équipes.
On peut les consulter ici (


Dans tous les deux cas on peut remarquer de résultats semblables:
- pour les juniors, malgré de dépenses importants pour l'achat d'equipment et de vêtements des joutes, ils avaient terminé la saison 2008 avec un surplus de $162 grâce à un don trés généroux de Brian Landry
- pour toutes les autres équipes ensemble, l'association avait cumulé un surplus de $33.912,04 ($8112,28 en 2007) à cause de deux raisons spécifiques: plus que $25,000 additionnels générés par les frais d'inscription et $9,000 de plus venants des activités des lévées de fonds.
- la necessité d'attirer et de retenir davantage des bénévoles pour partager la charge de travail;
- le progrés accompli par le comité établi l'année précédante pour élaborer les réglements de l'association et pour mettre en place des procédures exigés par la loi pour les élections des directeurs. Il avait exprimé son engagement d'implementer les réglements dans quelques mois;
- les cours de perfectionnement pour les entraîneurs;
- la sélection de Chuck Brossard et de Benoît Drouin pour les nouveaux postes de directeurs des entraîneurs pour les niveaux mineurs (titans à pee-wee) et les niveaux élites (bantam à junior)
On avait terminé la reunion avec une séance de questions. Parmi les sujets que l'on avait traité on y trouvait les suivants:
- comment l'association traite-elle les cas des joueurs qui ont des difficultés à payer les frais d'inscription? Kim Jong avait confirmé qu'il suffit que les joueurs qui se trouvent dans une telle situation contactaient quelqu'une de l'association pour trouver une solution;
- Gérard avait annoncé qu'il avait demmissionné son poste du gérant de la cantine;
- questions à propos des politiques de la sélection des joueurs gagnants de prix méritas de chaque équipe et qu'il fallait qu'elles soient uniformes et consistentes.
On Thursday, March 12, 2009, the St-Lazare Stallions Football Association held its Annual General Meeting to wrap up the 2008 season.
There were about 30 people in attendance composed mostly of association executives, coaches, managers as well as volunteers and parents.
After approval of the agenda and the minutes of the 2007 season AGM, the president of the association Anson Williams presented his report.
First, he talked about the success of the two new programs which were started in 2008 at the tykes (ages 5-7) and junior (ages 18-22) levels where there were 60 and 45 players respectively. He also noted some specific accomplishments such as the NSFL championship won by the pee-wee AAA team and the Mega Day. He then talked about the changes in the banquet locations due to constraints at the Cage aux Sports restaurant, delays with the lighting system on the second field at Parc St-Robert and improvements in equipment storage. He also expressed his gratitude to BJAC for supporting the Stallions as a major sponsor.
Vice-president John Spracklin, in his own report, also mentioned the major sponsors such as Mega Brands, Eaves Multimedia and the Hudson Gazette. In addition, he described the marketing efforts that were made through pamphlets, radio sds and merchandise.
Gisèle Lalonde then provided information about 2008 registrations which showed 296 players and 65 coaches registered at the levels below junior (tykes to midget, 12 teams) plus 60 players and six coaches at the junior level.
After that, the treasurer Kim Jong presented two separate financial statements - one just for the junior program ( 217 kB) and another for all the other teams (
416 kB).
Both statements showed that the association was in a very healthy financial condition:
- at the junior level, despite large expenses for player equipment and game uniforms, the program had a $162 surplus. This was due in large part to a generous donation from Brian Landry
- at the other levels, the association showed a surplus of $33,912.04 ($8112.28 in 2007) primarily due to over $25,000 increase in registration fees and $9,000 more in fundraising revenue
Kim finished her report by assuring everyone that all financial records were available for inspection.
The secretary of the association Mark Grogan then presented his report in which he talked about the problem register system that the association uses to keep track of all the major issues which require resolution, including:
- the need to attract and retain more volunteers to share the workload
- the progress made by the governance committee that was set up the year before to draft the bylaws of the association and set up the procedures for electing the association's directors as required by law. He made the committment that this would be implemented within a few months
- coaching clinics which took place
- selection of Chuck Brossard and Benoît Drouin as directors of coaching at the minor level (tykes to pee-wee) and the elite level (bantam to junior) respectively
Anson Williams then talked about the condition of the practice and playing fields and the city of St-Lazare's resistance to install a synthetic playing surface at the Westwood Jr. field.
The meeting finished with a round of questions from the floor. Some of the subjects that were discussed included:
- how does the association deal with players who can't afford to pay the regisration fees. Kim Jong assured everyone that the association makes provisions for this and that all the players who are in such a situation need only to aporoach someone from the association to make the necessary arrangemens
- Gérard announced that he was stepping down as the canteen manager
- establishing a uniform and consistent policy on player recognition and MVP selection